Besluit  College van burgemeester en schepenen

Het archief van de gemeente Gavere bevindt zich in:

• de kelderverdieping van Markt 1 (administratief centrum) te 9890 Gavere;
• de kelderverdieping van Kasteeldreef 48 (onder de gemeentelijke bibliotheek) te 9890 Gavere.

Bevoegd personeel

Enkel bevoegd personeel heeft toegang tot het archief. Onder bevoegd personeel wordt begrepen:

1. het personeel van de dienst administratieve organisatie;
2. het bibliotheekpersoneel (voor het archief gevestigd Kasteeldreef 48 te 9890 Gavere);
3. het administratief personeel dat stukken raadpleegt van de eigen dienst;
4. het technisch personeel dat stukken overbrengt naar of wegbrengt uit het archief;
5. externe dienstverleners aangesteld om archieftaken te verrichten.

Toegang tot het archief Markt 1

Derden hebben slechts toegang tot het archief onder de volgende voorwaarden:

1. Zij dienen voorafgaandelijk toelating tot raadpleging van het archief te vragen aan de algemeen directeur, waarbij ze de stukken die ze wensen in te zien aanduiden.
   Zij maken hiervoor gebruik van de procedures inzake openbaarheid van bestuur.
2. De dienst administratieve organisatie maakt met de betrokkene een afspraak over de datum vanaf wanneer de stukken ter beschikking zullen staan.
3. De dienst administratieve organisatie haalt de stukken uit het archief op en plaatst die in de leeszaal van het archief.
4. De betrokkene kan de stukken, doos per doos, raadplegen in de leeszaal van het archief en dit enkel op de 1^e en 3^e donderdag van de maand tijdens de openingsuren.
5. Als de betrokkene alle stukken heeft geraadpleegd, plaatst de dienst administratieve organisatie de stukken terug in het archief.

Toegang tot het archief Kasteeldreef 48

Derden hebben slechts toegang tot het archief onder de volgende voorwaarden:

1. Zij dienen voorafgaandelijk toelating tot raadpleging van het archief te vragen aan de algemeen directeur, waarbij ze de stukken die ze wensen in te zien aanduiden.
   Zij maken hiervoor gebruik van de procedures inzake openbaarheid van bestuur.
2. De dienst administratieve organisatie maakt met de betrokkene een afspraak over de datum vanaf wanneer de stukken ter beschikking zullen staan.
3. De dienst administratieve organisatie haalt de stukken uit het archief op en plaatst die op een beveiligde plaats in de bibliotheek.
4. De betrokkene kan de stukken, doos per doos, raadplegen in de leeszaal van de bibliotheek en dit enkel op woensdag en zaterdag tijdens de openingsuren.
5. Als de betrokkene alle stukken heeft geraadpleegd, plaatst de dienst administratieve organisatie de stukken terug in het archief.

Bijzondere bepalingen m.b.t. genealogische, historische en wetenschappelijke opzoekingen

Toegankelijkheid van de bevolkingsregisters:

De bevolkingsregisters zijn enkel vrij toegankelijk onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

• ­De registers zijn reeds meer dan 120 jaar geleden afgesloten.
• De opzoeking gebeurt om genealogische, historische of wetenschappelijke redenen.

Toegankelijkheid van de registers burgerlijke stand:

De volgende registers burgerlijke stand van 1796 of later zijn vrij toegankelijk:

• ­De overlijdensregisters die reeds meer dan 50 jaar geleden zijn afgesloten;
• ­De huwelijksregisters die reeds meer dan 75 jaar geleden zijn afgesloten;
• De geboorteregisters die reeds meer dan 100 jaar geleden zijn afgesloten.

§1. De ambtenaar van de burgerlijke stand kan afschriften afleveren van de akten uit de registers burgerlijke stand van 1796 of later die nog niet de leeftijd hebben bereikt zoals vermeld in artikel 7, voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.

§2. De aanvraag van een afschrift zoals bedoeld in §1 bevat:

1. de identificatiegegevens:

a) voor natuurlijke personen: de naam, voornamen en rijksregisternummer van de aanvrager of, bij gebrek daaraan, het nummer van de Kruispuntbank Sociale Zekerheid;

b) voor rechtspersonen en ondernemingen: het ondernemingsnummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen;

c) voor buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen, die niet over een Belgisch identificatienummer beschikken: elk document dat, volgens het toepasselijk recht in het land van oorsprong van die natuurlijke persoon of rechtspersoon, de identificatie hiervan verzekert;

2. de vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft;

3. een omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden;

4. de verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking;

5. de toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben.

Indien de persoon die de toestemming moet geven overleden is of door zijn gezondheidstoestand geheel of gedeeltelijk, zij het tijdelijk niet wilsbekwaam is, kan zijn langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner, of bij gebreke hiervan zijn wettelijke vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven.
Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt de toestemming gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger.

Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie voegen gericht aan de persoon waarvan de toestemming vereist is. De ambtenaar van de burgerlijke stand zendt deze communicatie dan door aan de bestemmeling, voor zover deze persoon een gekend adres in België heeft. De bestemmeling beslist vervolgens zelf al dan niet in te gaan op het verzoek van de aanvrager. De ambtenaar van de burgerlijke stand deelt de contactgegevens van de bestemmeling niet mee aan de aanvrager

6. de bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4.7. van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.

§3. Indien de akte in de DABS beschikbaar is, worden het afschrift afgeleverd uit DABS. Indien de akte niet in de DABS beschikbaar is, wordt het afschrift opgemaakt op basis van de papieren registers.

De ambtenaar van de burgerlijke stand levert de afschriften af en vermeldt hierop: "afgeleverd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden".

Algemene bepalingen:

1. De raadplegingen zijn mogelijk op de 2^e en 4^e dinsdag van de maand, telkens in de namiddag (tijdens de kantooruren). Reservatie is verplicht. Er worden maximaal 2 bezoekers toegelaten per dag.
2. De bezoeker bezorgt uiterlijk 2 werkdagen voor zijn bezoek een lijst met te raadplegen registers. Per bezoek kunnen maximaal 20 registers geraadpleegd worden.
3. De raadpleging vindt plaats onder toezicht, in het door het personeel aangewezen lokaal.
   De bezoeker mag gelijktijdig slechts 1 register ter hand nemen.
4. De bezoeker kan de akten enkel fotograferen of filmen (zonder flits of zonder bijkomende verlichting). Indien de staat van het register dit echter niet toelaat, kan dit aan de bezoeker verboden worden.

Art. 11: