Gemeentebesturen zijn verplicht om een herinneringsbrief te versturen voorafgaand de gedwongen invordering van een belastingschuld, alleen hoeft die herinnering niet langer aangetekend verstuurd te worden. Enkel als de verjaring van de schuld gestuit moet worden, kan het bestuur niet anders dan aangetekend aanmanen. Een gewone herinneringsbrief is immers niet verjaringsstuitend, een aangetekende aanmaning is dat wel (zie artikel 443bis, §2, 3° WIB 1992).
In de regelgeving wordt opgelegd dat de verzending van de aanslagbiljetten kosteloos moet zijn voor de belastingplichtige (art. 4, §3, derde lid decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen). De verzending van de aanslagbiljetten moet m.a.w. gedragen worden vanuit de algemene middelen. Deze verplichting tot kosteloosheid slaat echter niet op de herinneringen die nadien verstuurd worden. Wanneer de belastingplichtige in gebreke blijft om de belasting (tijdig) te betalen, is het echter niet aangewezen om onrechtstreeks andere belastingplichten te laten meebetalen voor de extra kosten die de invordering van die schuld vergt. In dat geval is de aanrekening van bijkomende invorderingskosten op de nalatige schuldenaar aanvaardbaar. De gemeente dient zich daartoe zelf een rechtsbasis te verschaffen. Dit kan door in elk afzonderlijk belastingreglement een bepaling opnemen over de aangerekende kosten wanneer de belastingschuldige zijn schuld niet tijdig kwijt of door een op zichzelf staand retributiereglement aan te nemen.
Analoog aan artikel 177 van het decreet over het lokaal bestuur kunnen die kosten zowel de loutere verzendingskost als een kost voor de administratieve opvolging van de betaling omvatten. Daarvoor kan een forfaitair tarief vastgesteld worden. Voorwaarde luidt dat dat tarief redelijk blijft waarbij aangenomen wordt dat, rekening houdend met materiële kosten (software, drukwerk, verzending) en personeelskosten, een totaalbedrag van 25 euro over de volledige invorderingscyclus redelijk is.
Debiteuren van fiscale schuldvorderingen krijgen zoals decretaal bepaald een betaaltermijn van 2 maanden na het versturen van het aanslagbiljet. Debiteuren van niet-fiscale schuldvorderingen krijgen eveneens een redelijke betaaltermijn van 30 dagen na het versturen van de factuur.
Een eerste kosteloze betalingsherinnering voor openstaande fiscale en niet-fiscale ontvangsten wordt pas verzonden na het verstrijken van de initiële betaaltermijn die op het aanslagbiljet of op de factuur vermeld staat. Bij deze herinnering wordt duidelijk gemeld dat de betrokkene de niet-fiscale schuldvordering kan betwisten, maar enkel gegrond en om geldige redenen, eveneens tijdig binnen een vooropgestelde redelijke termijn en gericht aan de financieel directeur. De bezwaarprocedure voor fiscale schuldvorderingen wordt geregeld door het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen.
Vervolgens gaat een nieuwe, bijkomende betaaltermijn in van minstens 14 kalenderdagen. Na deze tweede betaaltermijn wordt een tweede en laatste herinnering aangetekend verstuurd naar de nalatige debiteur. Het openstaand bedrag van de schuldvordering wordt daarbij verhoogd met een door de gemeenteraad te bepalen retributie voor de gemaakte invorderingskosten. Bij deze laatste herinnering wordt duidelijk gemeld dat in een volgende fase een dwangbevel zal worden betekend aan een gerechtsdeurwaarder ingeval het openstaand bedrag niet wordt vereffend binnen de voormelde betaaltermijn.
De opmaak en verzending van een dwangbevel kan immers enkel indien er naast een duidelijke rechtsgrond voor de schuldvordering, de schuld ook vervallen is en onbetwist. Mocht aan één van deze voorwaarden niet voldaan zijn, kan de betaling van betwiste niet-fiscale schuldvorderingen, vermeerderd met de openstaande invorderingskosten, afgedwongen worden via burgerlijke rechtspleging. Voor fiscale schuldvorderingen geldt een bezwaarprocedure zoals bepaald door het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen.
De financieel directeur kan een dwangbevel uitvaardigen, geviseerd en uitvoerbaar verklaard door het college van burgemeester en schepenen, om onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen in te vorderen. Dat dwangbevel wordt betekend bij gerechtsdeurwaardersexploot. Dat exploot stuit de verjaring. Een dwangbevel kan door het college van burgemeester en schepenen alleen worden geviseerd en uitvoerbaar verklaard worden als de schuld opeisbaar, vaststaand en zeker is. De schuldenaar moet bovendien vooraf aangemaand zijn met een aangetekende brief, met een brief die afgegeven wordt tegen ontvangstbewijs, of via een elektronische melding van gegevens die voldoet aan de voorwaarden, vermeld in artikel 2281 van het Burgerlijk Wetboek, en die een bewijs oplevert van deze melding, van het tijdstip waarop ze is verricht en van de authenticiteit en de integriteit van de verwerkte gegevens. De gemeente kan administratieve kosten aanrekenen voor die aangetekende brief. Die kosten zijn ten laste van de schuldenaar en kunnen ook ingevorderd worden via het dwangbevel.
Omwille van de start van de nieuwe legislatuur dienen de retributiereglementen van het lokaal bestuur te worden hernieuwd. Het gemeenteraadsbesluit van 21 oktober 2019 houdende vaststellen retributie op de invorderingskosten van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen en gemeentelijke administratieve sancties vervalt op 31 december 2025. Voorgesteld wordt om de retributie te verlengen tot en met 2031 zonder inhoudelijke wijzigingen of tariefwijzigingen ten opzichte van het retributiereglement van 21 oktober 2019.
| Art. 1: |
Met ingang van 1 januari 2026 en dit voor een termijn eindigend op 31 december 2031 wordt een retributie geheven op de invorderingskosten van openstaande en vervallen fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen. |
| Art. 2: | Het bedrag van de retributie op invordering van openstaande en vervallen fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen wordt als volgt vastgesteld:
|
| Art. 3: | De retributie is verschuldigd door debiteuren die laattijdig hun verschuldigde aanslagbiljetten en/of retributies betalen. De retributie is onmiddellijk opeisbaar. |
| Art. 4: | De retributie wordt gevoegd bij het bedrag van de openstaande belasting of vordering. |
| Art. 5: | Bij onvolledige betaling wordt eerst de retributie voor invorderingskosten aangezuiverd en vervolgens wordt de fiscale of niet-fiscale schuldvordering gedeeltelijk aangezuiverd. |
| Art. 6: | Onderhavige beslissing wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 285, 286 §1 1° en 287 van het decreet lokaal bestuur. De toezichthoudende overheid wordt in kennis gesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 330 van het decreet lokaal bestuur. |