Gepubliceerd op 13/02/2024

Notulen OCMW-raad

ma 18/12/2023 - 20:00 Raadzaal

Aanwezig: Jean-Pierre Sprangers, voorzitter van de OCMW-raad
Denis Dierick, voorzitter van het vast bureau
Peter Declercq, Christophe De Boever, Dirk Martens, Peggy Demoor, leden van het vast bureau
Dieter De Mets, voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst
Hugo Leroy, Karel Hubau, Nadine De Stercke, Jef Vermaere, Wim Malfroot, Luc Goemaere, Ankie D'Hollander, Veronique Dedeyne, Roland De Bosscher, Christine De Cooman, Isabelle Tuypens, Peter De Rycke, Stany Schamp, Davy Tuytens, Pascale Bottequin, Sara De Mulder, raadsleden
Serge Ronsse, algemeen directeur

De voorzitter opent de zitting op 18/12/2023 om 21:40.

Openbaar

Goedkeuren notulen en zittingsverslag van 20 november 2023

bevoegdheid

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 32.

juridisch kader

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 277 en 278.

motivering

Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur.

Publieke stemming

Aanwezig: Jean-Pierre Sprangers, Denis Dierick, Peter Declercq, Christophe De Boever, Dirk Martens, Peggy Demoor, Dieter De Mets, Hugo Leroy, Karel Hubau, Nadine De Stercke, Jef Vermaere, Wim Malfroot, Luc Goemaere, Ankie D'Hollander, Veronique Dedeyne, Roland De Bosscher, Christine De Cooman, Isabelle Tuypens, Peter De Rycke, Stany Schamp, Davy Tuytens, Pascale Bottequin, Sara De Mulder, Serge Ronsse

Voorstanders: Jean-Pierre Sprangers, Denis Dierick, Peter Declercq, Christophe De Boever, Dirk Martens, Peggy Demoor, Dieter De Mets, Hugo Leroy, Karel Hubau, Nadine De Stercke, Jef Vermaere, Wim Malfroot, Luc Goemaere, Ankie D'Hollander, Veronique Dedeyne, Roland De Bosscher, Christine De Cooman, Isabelle Tuypens, Peter De Rycke, Stany Schamp, Davy Tuytens, Pascale Bottequin, Sara De Mulder

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

besluit

Art. 1:	De notulen van de zitting van de OCMW-raad van 20 november 2023 goed te keuren.
Art. 2:	Het verslag van de zitting van de OCMW-raad van 20 november 2023 goed te keuren.

Projectvereniging Wijkwerkorganisatie Leie & Schelde - goedkeuren partnerschapsovereenkomst ESF Capacity Building

bevoegdheid

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 77.

juridisch kader

Wet van 26 mei 2002 betreffende recht op maatschappelijke integratie.
Decreet van 17 februari 2012 betreffende de ondersteuning van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie en de stimulering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Decreet over regiovorming en tot wijziging van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het Regiodecreet genoemd.
Besluit van de Vlaamse Regering van 25 september 2017 betreffende wijk-werken.
Besluit van de Vlaamse Regering van 29 april 2022 tot bepaling van de regierol van gemeenten op het vlak van de lokale sociale economie, vermeld in artikel 15 van het decreet van 17 februari 2012 betreffende de ondersteuning van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie en de stimulering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Besluit van het vast bureau van 9 januari 2023 houdende Werken Leie en Schelde - ESF Capacity Building 2024-2029 - intentieverklaring.
Besluit van het vast bureau van 8 mei 2023 houdende Werken Leie en Schelde - ESF Capacity Building 2024-2029 - juryafvaardiging.
Besluit van het vast bureau van 23 oktober 2023 houdende Werken Leie en Schelde - ESF Capacity Building 2024-2029 - goedkeuren indiening dossier.
Statuten van de projectvereniging Wijk-Werken Leie en Schelde.
Definitief ontwerp van de partnerschapsovereenkomst, bezorgd door Werken Leie en Schelde op 15 november 2023.

motivering

ESF Capacity building is de opvolger van de vroegere ESF-oproep 457 ‘outreach en activering ‘ en de ESF-oproep 510 en 528 ‘lokale partnerschappen voor jongeren'. Deze projecten lopen ten einde op 31 december 2023.

Met deze nieuwe oproep wil Europa WSE duurzame en dynamische partnerschappen opzetten waarin VDAB, lokale overheden en andere relevante dienstverleners samen inspelen op diverse vragen en noden van niet-beroepsactieven en werkzoekenden met een complexe multiproblematiek.

Aan het partnerschap en per werkingsgebied ging een uitgebreid voorbereidend traject vooraf (bepaling problematieken, selectiecriteria en dienstverleners).

Het partnerschap wil alle deelnemers met een complexe problematiek een kans geven op een zinvolle en duurzame deelname aan en een plek in de samenleving en op de arbeidsmarkt. Het partnerschap ambieert om met 2,5 VTE integraal trajectbegeleiders én 1 VTE trajectbegeleider focus werk 75 deelnemers per jaar te begeleiden. Voor Gavere zijn dit 5 begeleidingstrajecten per jaar. Er wordt een uitstroom geambieerd van gemiddeld 20% richting betaalde arbeid. Daarnaast wordt er ingezet op zinvolle opleiding en/of andere activeringstrajecten.

De financiering van de toekomstige lokale partnerschappen bestaat uit 40% EU WSE-middelen, 30% VCF-middelen en 30% cofinanciering. De cofinanciering wordt gelijkwaardig verdeeld over VDAB en de lokale besturen. Deze cofinanciering kan zowel via de inbreng van personeelsinzet als via middelen. De kosten bestaan uit de inzet van projectmedewerkers van de promotor en partners in het project. Bovenop deze loonkosten wordt vanuit Europa WSE een forfait voor alle andere kosten toegekend.

In totaal wordt er voor het samenwerkingsverband een minimale cofinanciering gevraagd voor een bedrag van € 61.540,01 per jaar. De raming geeft geschatte kosten weer voor elk bestuur:

De cofinanciering in loonkost van de 2 halftijdse arbeidstrajectbegeleiders vanuit Werken Leie en Schelde en de financieel verantwoordelijke vanuit de Stad Deinze wordt binnen het ESF berekend op € 80.310,62 per jaar. De effectieve loonkosten werden door Werken Leie en Schelde begroot op € 58.167,43 euro per jaar. De kostenverrekening zal gebeuren op basis van onkostennota’s vanuit Werken Leie en Schelde op basis van de reële loonkost.

De overeenkomst, zoals gezien als bijlage, verankert de afspraken, organisatie en rollenverdeling van het partnerschap. De overeenkomst treedt in werking op 01 januari 2024 onder voorbehoud van goedkeuring van het projectvoorstel in bijlage en zal gelden voor de duur van het ESF-project Lokaal Partnerschap Leie en Schelde met begindatum 1 januari 2024 en de einddatum 31 december 2029.

Publieke stemming

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

besluit

Art. 1:	De OCMW-raad keurt de partnerschapsovereenkomst tussen de lokale besturen, VDAB, Projectvereniging Wijkwerkorganisatie Leie en Schelde en partnerorganisaties, zoals gezien als bijlage, goed in het kader van ESF+ programma 2021-2029 Capacity Building.
Art. 2:	De voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur worden gemachtigd de partnerschapsovereenkomst te ondertekenen.
Art. 3:	Het benodigde krediet is opgenomen bij ACT-300 Inzetten op tewerkstelling, beleidsitem 0904-00 Activering van tewerkstelling, algemene rekening 613210 erelonen en vergoedingen voor externe expertises vanaf het boekjaar 2024 en de volgende jaren.
Art. 4:	Het vast bureau te gelasten met de uitvoering van de onderhavige beslissing.
Art. 5:	Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan: de afdeling mens de afdeling interne zaken (dienst administratie organisatie en dienst financiële organisatie) projectvereniging Wijkwerkorganisatie Leie & Schelde.

UiTPAS Leie Schelde - kansentarief - vaststellen reglement

bevoegdheid

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 77.

juridisch kader

Wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Organieke wet 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, artikel 57 §1 en 60 §3.
Wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie, artikel 16.
Koninklijk besluit 11 juli 2002 houdende het algemeen reglement betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
Gemeenteraadsbesluit van 18 december 2023 houdende UiTPAS Leie Schelde - goedkeuren overeenkomst met publiq vzw.
Gemeenteraadsbesluit van 18 december 2023 houdende UiTPAS Leie Schelde - goedkeuren regionaal kader.
Gemeenteraadsbesluit van 18 december 2023 houdende UiTPAS Leie Schelde - retributie op de verkoop - vaststellen van de machtiging tot heffing en de voorwaarden ervan.
Gemeenteraadsbesluit van 18 december 2023 houdende UiTPAS Leie Schelde - omruilvoordelen bij het gebruik van UiTPAS - vaststellen reglement.

motivering

UiTPAS is een project van de Vlaamse overheid in samenwerking met gemeenten uit Vlaanderen en Brussel. Het is een instrument om de vrijetijdsparticipatie in het algemeen te stimuleren, via een spaar- en voordelenprogramma, met bijzondere aandacht voor mensen in armoede. De algemene realisatie en coördinatie gebeurt door publiq vzw in opdracht van de Vlaamse overheid, die de algemene gebruikersvoorwaarden bepaalt.

Samenwerkingsverband UiTPAS Leie Schelde maakt deel uit van het overkoepelend initiatief ‘UiTPAS' en staat in voor de lokale gebruikersvoorwaarden. De lokale besturen binnen UiTPAS Leie en Schelde engageerden zich om samen één UiTPAS met kansenstatuut te hanteren voor de regio. De voorwaarden om in aanmerking te komen voor een UITPAS Leie Schelde met kansentarief zijn opgenomen in de lokale gebruikersvoorwaarden.

Op heden zijn de begunstigden:

Personen die recht hebben op de verhoogde tegemoetkoming voor gezondheidszorgen.
Personen die toegelaten zijn tot collectieve schuldenregeling bij een erkend schuldbemiddelaar met inbegrip van de inwonende gezinsleden die ten laste zijn van de gerechtigde.
Personen die in het bezit zijn van een European Disability Card.
Pleegkinderen.
Via doorverwijzing op maat.

Het lokaal bestuur kan deze lokale gebruikersvoorwaarden verder uit te werken in specifieke gebruikersvoorwaarden. Het is wenselijk om dit te doen voor de volgende categorie van aanvragers:

'Indien de aanvrager niet behoort tot één van bovenstaande categorieën maar in een sociaal en/of financieel precaire situatie verkeert, kan deze persoon via doorverwijzing op maat een UiTPAS met kansentarief aanvragen in het Sociaal Huis/OCMW van zijn/haar/hun gemeente. Een maatschappelijk werker van het Sociaal Huis/OCMW voert hiervoor een beperkt sociaal onderzoek.'

De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd om de reglementen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast te stellen.

Publieke stemming

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

besluit

	Toepassingsgebied
Art. 1:	Het onderhavig reglement concretiseert en vormt een aanvulling op de algemene en lokale gebruiksvoorwaarden voor UITPAS Leie Schelde, zoals vastgesteld in de zitting van de gemeenteraad van 18 december 2023 en eventuele latere wijzigingen. In geval van tegenstrijdigheid hebben de algemene dan wel de lokale gebruiksvoorwaarden voorrang.
Art. 2:	Een UiTPAS Leie Schelde met kansenstatuut geeft de pashouder, bovenop het spaar- en voordelenprogramma, automatisch recht op 80% korting op de kostprijs voor deelname of inschrijving.
	Begunstigden
Art. 3:	Om een UITPAS Schelde Leie met kansenstatuut in Gavere aan te vragen dient de aanvrager inwoner te zijn van Gavere of er zijn/haar/hun gewoonlijke verblijfplaats hebben binnen een zorginstelling; behoren tot een van de doelgroepen, zoals omschreven in de lokale gebruikersvoorwaarden van UITPAS Leie Schelde. De aanvrager staaft zijn aanvraag met een vereist bewijsstuk.
	Doorverwijzing op maat
Art. 4:	Indien de aanvrager niet behoort tot één van de bovenstaande doelgroepen maar in een sociaal en/of financieel precaire situatie verkeert, kan de aanvrager via doorverwijzing op maat een UiTPAS met kansentarief aanvragen in het Sociaal Huis.
Art. 5:	Het Sociaal Huis verleent een UITPAS met kansentarief bij doorverwijzing op maat aan: personen waarvan de bestaansmiddelen, na aftrek van de uitgaven voor hun huur en afbetaling van schulden, lager ligt dan de laatst beschikbare Europese armoedegrens (EU-SILC). De bestaansmiddelen worden bepaald overeenkomstig het koninklijk besluit van 11 juli 2002 houdende het algemeen reglement betreffende het recht op maatschappelijke integratie. Het bijzonder comité voor de sociale dienst neemt de aanvragen maandelijks ter kennis. Indien de aanvrager volgens deze maatstaf niet kan worden gezien als behoeftig, kan op basis van een uitgebreid sociaal verslag de desbetreffende vraag worden voorgelegd als individueel dossier op het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Art. 6:	De aanvrager geeft toestemming aan het lokaal bestuur om op basis van beschikbare data in authentieke bronnen na te gaan of een persoon recht heeft op een UiTPAS met kansenstatuut.
Art. 7:	De aanvrager dient zijn rechten maximaal uit te putten.
	Looptijd
Art. 8:	Het kansentarief wordt telkens toegekend tot 30 april van het volgende kalenderjaar.
Art. 9:	Het Sociaal Huis is belast met de jaarlijkse controle van de UiTPAS met kansentarief.
	Groeps- en/of organisatiepas aan kansentarief
Art. 10:	§1. Een aantal personen verblijft in een zorginstelling binnen de regio van UiTPAS Leie Schelde. Deze personen zijn niet noodzakelijk gedomicilieerd binnen de regio. Om groepen uit deze instellingen aan kansentarief te laten participeren, zullen de zorginstellingen een groepspas kunnen ontvangen. Op deze pas kan een vooraf vastgelegd aantal beurten worden opgeladen die door de instelling kan worden ingezet. Met de groepspas kunnen geen punten verzameld worden. De pas heeft als doel het vertrouwd maken van de groep met UiTPAS en het toeleiden naar een individuele pas indien mogelijk. §2. In uitzonderlijke gevallen zal de instelling een organisatiepas kunnen ontvangen. Deze individuele pas staat op naam van de instelling, die de pas voor deelname aan een activiteit aan een bewoner kan meegeven. De organisatiepas werkt zoals een individuele UiTPAS aan kansentarief. De pas is bedoeld voor personen die slechts tijdelijk binnen de regio verblijven, maar wel tot de doelgroep voor het kansentarief behoren, waardoor de aanvraag van een individuele UiTPAS bemoeilijkt wordt.
Art. 11:	Het vast bureau wordt gemachtigd om groeps- en/of organisatiepassen aan kansentarief toe te kennen.
	Slotbepalingen
Art. 12:	De benodigde kredieten zijn voorzien bij ACT-299 (Kinder)armoedebestrijding op beleidsitem 0909-00 Overige verrichtingen inzake sociaal beleid en algemene rekening 648190 Andere financiële steun vanaf boekjaar 2024.
Art. 13:	Onderhavig reglement treedt in werking op 1 januari 2024.
Art. 14:	Onderhavig reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en 287 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Art. 15:	Een afschrift van deze beslissing over te maken aan: de afdeling mens (sociale dienst) de afdeling interne zaken (dienst financiële organisatie) de afdeling vrije tijd.

Huishoudelijk reglement dienst onthaalgezinnen - vaststellen (vervangen OCMW-raadsbesluit van 25 oktober 2021)

bevoegdheid

Besluit van de Vlaamse regering van 22 november 2013 betreffende de vergunningsvoorwaarden en het kwaliteitsbeleid voor gezinsopvang en groepsopvang van baby's en peuters

juridisch kader

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 286 en 287.
Besluit van de Vlaamse regering van 22 november 2013 houdende de vergunningsvoorwaarden en het kwaliteitsbeleid voor gezinsopvang en groepsopvang van baby’s en peuters, artikel 34 tot en met 36.
Besluit van de Vlaamse regering van 22 november 2013 houdende de subsidies en de eraan gekoppelde voorwaarden voor de realisatie van specifieke dienstverlening door gezinsopvang en groepsopvang van baby’s en peuters, artikel 22, 28, 29, 29/1, 31, 38, 40/4 en 50.
OCMW-raadsbesluit van 25 oktober 2021 houdende huishoudelijk reglement dienst onthaalgezinnen - vaststellen (vervangen OCMW-raadsbesluit van 7 november 2018).
Ontwerp huishoudelijk reglement.

motivering

Het huidige huishoudelijk reglement dateert van 2021 en is aan een actualisatie toe.

De belangrijkste wijzigingen hebben betrekking op:

door aanpassingen in de richtlijnen van Kind en Gezin rond koorts, ziekte en medicatie vanaf 1 januari 2024: herformulering van afspraken bij ziekte en gebruik van medicatie in de opvang
door aanpassingen aan de vergunningsvoorwaarden vanaf 1 januari 2024:

wijzigingen rond risicoanalyse en -management
in dialoog gaan met gezinnen
gezinnen uiten hun klacht eerst bij de organisator en pas in tweede instantie bij Kind en Gezin
transparantie rond inspecties en maatregelen van het Agentschap Opgroeien

door de overstap naar een digitale werking met Deona: verwijzen naar digitale registratie en ouderportaal
wegens tekorten in het aanbod: aanvullende voorrangsregeling voor de inwoners van Gavere secundair aan de wettelijke voorrangsregels
de verwijzing naar het kwaliteitshandboek mag geschrapt worden vanaf 1 januari 2024.

Elke wijziging van het huishoudelijk reglement, die in het nadeel is van de ouders, moet minstens 2 maanden vooraf schriftelijk aan de ouders gemeld worden. De huidige actualisatie van het huishoudelijk reglement bevat geen wijzigingen in het nadeel van de ouders.

Publieke stemming

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

besluit

Art. 1:	Het huishoudelijk reglement van de dienst onthaalgezinnen vast te stellen, zoals gezien in bijlage.
Art. 2:	Onderhavig reglement treedt in werking op 1 januari 2024 en vervangt het OCMW-raadsbesluit van 25 oktober 2021 houdende huishoudelijk reglement dienst onthaalgezinnen - vaststellen (vervangen OCMW-raadsbesluit van 7 november 2018).
Art. 3:	Onderhavig reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en 287 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Art. 4:	Een afschrift van deze beslissing over te maken aan de dienst onthaalgezinnen de afdeling interne zaken (dienst financiële organisatie).

Arbeidsreglement - vaststellen bijlage geolokalisatiebeleid

bevoegdheid

Wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen, artikel 4.

juridisch kader

Wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen.
Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel, artikel 19bis.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
OCMW-raadsbesluit van 31 maart 2022 houdende vaststellen arbeidsreglement (vervangen OCMW-raadsbesluit van 10 september 2018).
Verslag en protocol van het bijzonder onderhandelingscomité van 22 september 2023.

motivering

Het lokaal bestuur neemt zich voor om in dienstvoertuigen en mobiele machines een geolokalisatiesysteem aan te brengen. Het geolokalisatiebeleid beschrijft het doel en de modaliteiten van het geolokalisatiesysteem en de rechten van de personeelsleden ten aanzien hiervan.

Het geolokalisatiebeleid werd door de functionaris voor gegevensbescherming op 2 juni 2023 onderworpen aan een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling-check (of GEB-check) om na te gaan of er een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling (GEB), zoals bedoeld in artikel 25 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) noodzakelijk is. De conclusie van de GEB-check luidde dat het geolokalisatiebeleid de verwerking van persoonsgegevens beoogt die niet zijn vrijgesteld en er bijgevolg een verplichting bestaat om een GEB-procedure op te starten.

Publieke stemming

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

besluit

Art. 1:	De bijlage 'geolokalisatiebeleid' aan het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel vast te stellen, zoals gezien in bijlage.
Art. 2:	Het arbeidsreglement wordt ter beschikking gesteld op de dienst administratieve organisatie.
Art. 3:	Onderhavige beslissing treedt in werking op heden.
Art. 4:	Onderhavige beslissing wordt bekend gemaakt overeenkomstig artikel 286 en 287 van het decreet lokaal bestuur. Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan: de afdeling interne zaken (dienst administratieve organisatie) toezicht op de Sociale Wetten – directie Gent.

Organogram en personeelsomkadering - vaststellen (vervangen gemeenteraadsbesluit van 27 juni 2023)

bevoegdheid

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 161.

juridisch kader

Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en vakbonden van haar personeel, artikel 2.
Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, artikel 60 §3.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 171 en 183.
Koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel, personen die deelnemen aan de vakbondsactiviteit, artikel 6.
Koninklijk besluit van 29 augustus 1985 tot aanwijzing van de grondregelingen in de zin van artikel 2 §1 1° van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en vakbonden van haar personeel, artikel 3 8°.
Omzendbrief BA 97/10 van 21 mei 1997 betreffende het toepassingsgebied van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en vakbonden van haar personeel en van het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van die wet.
OCMW-raadsbesluit van 27 juni 2023 houdende organogram en personeelsomkadering - vaststellen (vervangen OCMW-raadsbesluit van 19 december 2022).
Gemeenteraadsbesluit van 20 november 2023 houdende organogram en personeelsomkadering - vaststellen (vervangen gemeenteraadsbesluit van 27 juni 2023).
Rapporten van Probis 'as is' en 'to be' van de diensten vrije tijd en opgroeien, administratieve organisatie en sociaal huis.
Advies van het managementteam van 17 november 2023.
Verslag en advies van het hoog overlegcomité van 28 november 2023.
Verslag van de gemeenteraadscommissie algemeen beleid van 12 december 2023.

motivering

De microstructuur van het lokaal bestuur Gavere werd in 2 fasen onderworpen aan een analyse. In de eerste fase kwamen de dienst burgerzaken, de afdeling ruimte, de dienst financiële organisatie en de dienst onthaalgezinnen aan bod. In de tweede fase kwamen het sociaal huis, het Huis van het Kind, de afdeling vrijetijd en de dienst administratieve organisatie aan bod. De analyse van deze tweede fase resulteerde in drie rapporten: 1° voor vrijetijd en opgroeien; 2° voor administratieve organisatie; en 3° voor sociaal huis. De belangrijkste conclusies uit deze rapporten werden toegelicht tijdens de gemeenteraadscommissie algemeen beleid van 12 december 2023. De rapporten geven aanleiding tot een nieuwe aanpassing van het organogram en de personeelsomkadering.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast. Volgens de memorie van toelichting bij het decreet lokaal bestuur "komt het de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn toe om een gezamenlijk organogram van de diensten van zowel de gemeente als het OCMW vast te stellen, elk binnen het eigen bevoegdheidsdomein. Het begrip “gezamenlijk” staat voor een identiek voorstel. Dat betekent dat er twee besluiten over eenzelfde voorstel zullen worden genomen".

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden.

De algemeen directeur zorgt in overleg met het managementteam voor het voorontwerp van het organogram.

Het managementteam besprak het voorontwerp tijdens zijn vergadering van 17 november 2023 en gaf een positief advies.

Het hoog overlegcomité besprak het ontwerp tijdens zijn vergadering van 28 november 2023 en gaf een gunstig advies.

Het organogram werd op de volgende punten gewijzigd:

afdeling Mens:

Het Huis van het Kind, de Dienst voor Onthaalgezinnen, een deel van de werking van de Jeugddienst en de voor- en naschoolse opvang van de Gemeentelijke Basisscholen De Vierklaver worden geclusterd in een team Opgroeien, binnen de afdeling Mens. Het team wordt geleid door een teamcoach; de functie van coördinator Huis van het Kind gaat op in de rol van de teamcoach.
De coördinator sociaal beleid en zorg wordt onttrokken aan het team Sociaal Huis en breder ingezet binnen de afdeling Mens.
Het team Sociaal Huis wordt - naar analogie met de teams Burgerzaken en Opgroeien - uitgebreid met een teamcoach (lees: hoofdmaatschappelijk werker).

afdeling Beleving:

De naam van de afdeling Vrije Tijd wijzigt naar Beleving.
De deskundige jeugd verdwijnt binnen de afdeling en gaat gedeeltelijk op in het team Opgroeien. De aanbodsgerichte activiteiten voor jeugd blijven behouden binnen de afdeling Beleving en worden verder behartigd door de deskundigen sport en beweging in samenwerking met de administratief medewerker belevingspromotie.
De afdeling wordt uitgebreid met een deeltijdse administratief medewerker voor ondersteuning via promotie van het aanbod.

afdeling Interne Zaken:

Het team HR wordt uitgebreid met een teamcoach die de leiding krijgt over de HR-deskundige en de HR-medewerker

Voor de inhoudelijke motivatie van deze wijzigingen wordt verwezen naar de rapporten van Probis 'as is' en 'to be' van de diensten vrije tijd en opgroeien, administratieve organisatie en sociaal huis.

De personeelsformatie vermeldt het aantal betrekkingen per graad in voltijdse equivalenten en maakt een onderscheid tussen de statutaire betrekkingen en de contractuele betrekkingen.

De decreetgever heeft het begrip 'personeelsformatie' in het decreet lokaal bestuur niet hernomen wegens "niet (...) eigentijds en adequaat (...) voor de weergave van de reële personeelsbehoefte en voor het concrete personeelsbeheer". De decreetgever gaat evenwel uit van een vorm van personeelsplanning want hij meent dat "het organogram de vertaling is van het personeelsbehoefteplan dat onder meer het aantal betrekkingen per graad, een vermindering of vermeerdering van het aantal betrekkingen (de behoefte), het afschaffen en de omvorming van betrekkingen voor een welbepaalde dienst aangeeft. De concrete vaststelling van dit personeelsplan (PEP) is een beslissing tot vaststelling van de personeelsformatie als vermeld in artikel 11, §1, 1°,van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel". De geldende personeelsformaties van gemeente en OCMW zijn gebaseerd op een globaal personeelsbehoeftenplan dat daarna telkens incrementeel wordt bijgestuurd, zodat ze verder als instrument van personeelsplanning kunnen aangewend worden. We gebruiken voortaan de term personeelsomkadering.

De personeelsomkadering werd op de volgende punten gewijzigd:

afdeling Mens:

De invoering van 1,00 VTE teamcoach sociaal huis Bx.
De invoering van 0,75 VTE teamcoach opgroeien Bx. De invoering wordt gecompenseerd door 0,50 VTE deskundige onthaalgezinnen en 0,25 VTE coördinator Huis van het Kind; beide functies worden opgenomen in de uitdovende personeelsomkadering.
De invoering van 1,00 VTE deskundige opgroeien Bv. De invoering wordt gecompenseerd door 1,00 VTE deskundige jeugd; deze functie wordt opgenomen in de uitdovende personeelsomkadering.

afdeling Beleving:

De uitbreiding van de deskundigen sport en beweging Bv van 1,69 VTE naar 2,00 VTE.
De invoering van 0,50 VTE administratief medewerker belevingspromotie Cv.

afdeling Interne Zaken:

De invoering van 1,00 VTE teamcoach personeel Bx.

De financiële effecten werden berekend op basis van de gemiddelde loonkost (gemiddelde van de 1e weddeschaal-trap 6 en de 3e weddeschaal-trap 27).

De financiële effecten op het meerjarenplan kunnen als volgt samengevat worden:

afdeling Mens:

De invoering van een teamcoach sociaal huis Bx heeft een theoretische jaarlijkse meerkost van € 80.030. Deze uitgave is niet voorzien in het meerjarenplan en dient opgenomen te worden in een volgende meerjarenplanaanpassing.
De invoering van een teamcoach opgroeien Bx heeft een theoretische jaarlijkse meerkost van € 7.366. Deze uitgave is niet voorzien in het meerjarenplan en dient opgenomen te worden in een volgende meerjarenplanaanpassing.
De invoering van een deskundige opgroeien is budgetneutraal.

afdeling Beleving:

De uitbreiding van de deskundigen sport en beweging Bv heeft een theoretische jaarlijkse meerkost van € 21.764. Deze uitgave is niet voorzien in het meerjarenplan en dient opgenomen te worden in een volgende meerjarenplanaanpassing.
De invoering van 0,50 VTE administratief medewerker belevingspromotie Cv heeft een theoretische jaarlijkse meerkost van € 30.066. Deze uitgave is niet voorzien in het meerjarenplan en dient opgenomen te worden in een volgende meerjarenplanaanpassing.

afdeling Interne Zaken:

De invoering van een teamcoach personeel Bx heeft een theoretische jaarlijkse meerkost van € 80.030. Deze uitgave is niet voorzien in het meerjarenplan en dient opgenomen te worden in een volgende meerjarenplanaanpassing.

Publieke stemming

Voorstanders: Jean-Pierre Sprangers, Denis Dierick, Peter Declercq, Christophe De Boever, Dirk Martens, Peggy Demoor, Dieter De Mets, Roland De Bosscher, Christine De Cooman, Stany Schamp, Davy Tuytens, Pascale Bottequin

Tegenstanders: Hugo Leroy, Karel Hubau, Nadine De Stercke, Wim Malfroot, Luc Goemaere, Ankie D'Hollander, Veronique Dedeyne, Isabelle Tuypens, Peter De Rycke

Onthouders: Jef Vermaere, Sara De Mulder

Resultaat: Met 12 stemmen voor, 9 stemmen tegen, 2 onthoudingen

besluit

Art. 1:

Het organogram vast te stellen, zoals gezien in bijlage.

In het organogram de functies aan te duiden waaraan het stemgerechtigd lidmaatschap van het managementteam verbonden is.

Het gaat in concreto om de volgende functies:

de algemeen directeur;
de financieel directeur;
het afdelingshoofd beleving;
het afdelingshoofd mens;
het afdelingshoofd ruimte;
de beleidsmedewerker organisatie.

De burgemeester, of de schepen door hem aangewezen, maakt met raadgevende stem deel uit van het managementteam.

Art. 2:

De personeelsomkadering als volgt vast te stellen:

VTE	Interne zaken	Niveau Rang	Cont/ Stat	Opmerking
1.00	Algemeen directeur	AD0210	Stat
1.00	Financieel directeur	FD0210	Stat
1.00	Beleidsmedewerker organisatie	Av	Cont
1.00	Beleidsmedewerker financiën	Av	Cont
1.00	ICT-coördinator	Bx	Cont	0.50 te delen met Zwalm via samenwerkingsovereenkomst
1.00	Teamcoach HR	Bx	Cont
2.00	Deskundige financiële organisatie	Bv	Stat
1.00	Deskundige ICT	Bv	Cont
1.00	Deskundige communicatie	Bv	Cont
1.00	Deskundige participatie	Bv	Cont	1.00 VTE Sociale Maribel
1.00	Deskundige HR	Bv	Cont
1.00	Hoofdadministratief medewerker financiën	Cx	Cont
1.00	Administratief medewerker HR	Cv	Cont
2.00	Administratief medewerker secretariaat-onthaal	Cv	Stat
1.00	Administratief medewerker financiële organisatie	Cv	Stat

VTE	Ruimte	Niveau Rang	Cont/ Stat	Opmerking
1.00	Afdelingshoofd ruimte	Ax	Stat
1.00	Teamleider omgeving (OA)	Av	Stat
1.00	Deskundige ruimtelijke ordening (OA)	Bv	Stat
1.00	Deskundige infrastructuur	Av	Stat
1.00	Deskundige milieu (OA)	Bv	Stat
1.00	Deskundige klimaat en duurzaamheid	Bv	Cont	geblokkeerd tot einde samenwerkingsovereenkomst Veneco
1.00	Deskundige patrimonium	Bv	Cont	geblokkeerd tot einde terbeschikkingstelling OCMW
1.00	Deskundige technische dienst	Bv	Cont
1.00	Hoofdadministratief medewerker omgeving	Cx	Cont
1.00	Hoofdadministratief medewerker publieke ruimte	Cx	Cont
1.00	Administratief medewerker omgeving	Cv	Cont
1.00	Administratief medewerker publieke ruimte	Cv	Cont
1.00	Teamcoach construct	Dx	Cont
1.00	Teamcoach eco	Dx	Cont
1.00	Teamcoach support	Dx	Cont
0.80	Teamcoach poetsdienst	Dx	Cont
15.00	Technisch medewerker technische dienst	Dv	Cont
2.00	Technisch medewerker recyclagepark	Dv	Cont
16.00	Technisch assistent technische dienst	Ev	Cont	1.00 VTE geblokkeerd door de betrekking teamcoach construct Cv in statutair verband
4.14	Technisch assistent poetsvrouw	Ev	Cont	Detaillering: 2.13 VTE - administratief centrum 0.80 VTE - bibliotheek 0.46 VTE - ontmoetingscentrum 0.12 VTE - wijkpost politie 0.13 VTE - magazijn 0.50 VTE - sporthal Scaldis
9.61	Technisch assistent poetshulp	Ev	Cont	1.00 VTE geblokkeerd door de betrekking technisch assistent Ev in statutair verband

VTE	Mens	Niveau Rang	Cont/ Stat	Opmerking
1.00	Afdelingshoofd mens	Av	Cont
1.00	Teamcoach sociaal huis	Bx	Cont
1.00	Teamcoach burgerzaken	Bx	Cont
1.00	Teamcoach opgroeien	Bx	Cont	0.25 VTE Sociale Maribel
4.80	Maatschappelijk werker sociaal huis	Bv	Cont
1.00	Coördinator sociaal beleid en zorg	Bv	Cont
1.00	Deskundige burgerzaken	Bv	Cont
0.75	Deskundige onthaalgezinnen	Bv	Cont
1.00	Deskundige opgroeien	Bv	Cont
1.00	Administratief medewerker sociaal huis	Cv	Cont
2.50	Administratief medewerker burgerzaken	Cv	Stat
0.50	Administratief medewerker onthaalgezinnen	Cv	Cont
3.00	Kinderbegeleider onthaalgezinnen	Ev	Cont	1.00 VTE = 50u/week (statuut huisarbeider)
2.79	Assistent voor- en naschoolse opvang	Ev	Cont	Detaillering: 0.94 VTE - GBS Asper 0.94 VTE - GBS Gavere 0.53 VTE - GBS Baaigem 0.40 VTE - GBS Vurste geen prestaties in juli en augustus

VTE	Beleving	Niveau Rang	Cont/ Stat	Opmerking
1.00	Afdelingshoofd beleving	Av	Stat
1.00	Hoofdbibliothecaris	Bx	Stat
1.00	Deskundige cultuur en toerisme	Bv	Cont
2.00	Deskundige sport en beweging	Bv	Cont	1.00 VTE geblokkeerd door de betrekking deskundige sport en beweging Bv in statutair verband
1.00	Bibliothecaris	Bv	Cont
2.00	Administratief medewerker vrije tijd belevingsloket	Cv	Cont	1.00 VTE Sociale Maribel
0.50	Administratief medewerker belevingspromotie	Cv	Cont
3.00	Bibliotheekmedewerker	Cv	Cont
2.50	Polyvalent vrijetijdsmedeweker	Dv	Cont

Art. 3:

De uitdovende personeelsomkadering als volgt vast te stellen:

VTE	Interne zaken	Niveau Rang	Cont/ Stat	Opmerking
1.00	Boekhouder	Bv	Stat	Ter beschikking gesteld aan de gemeente in de graad van deskundige financiële organisatie. Op termijn te vervangen door gemeentepersoneel.
1.00	Administratief hoofdmedewerker	Cx	Stat	Ter beschikking gesteld aan de gemeente in de graad van deskundige ICT. Op termijn te vervangen door gemeentepersoneel.

VTE	Ruimte	Niveau Rang	Cont/ Stat	Opmerking
1.00	Deskundige milieu	Bx	Stat
1.00	Teamcoach construct	Cv	Stat
1.00	Technisch assistent poetshulp	Ev	Stat

VTE	Mens	Niveau Rang	Cont/ Stat	Opmerking
1.00	Afdelingshoofd mens	Av	Stat
1.00	Afdelingshoofd sociaal huis	Bx	Stat	Ter beschikking gesteld aan de gemeente in de graad van deskundige patrimonium. Op termijn te vervangen door gemeentepersoneel.
0.50	Deskundige onthaalgezinnen	Bv	Cont
0.25	Coördinator Huis van het Kind	Bv	Cont

VTE	Beleving	Niveau Rang	Cont/ Stat	Opmerking
1.00	Deskundige sport en beweging	Bv	Stat
1.00	Deskundige jeugd	Bv	Cont

Art. 4:

Onderhavige beslissing treedt in werking op heden en vervangt integraal:

het gemeenteraadsbesluit van 20 november 2023 houdende organogram en personeelsomkadering - vaststellen (vervangen gemeenteraadsbesluit van 27 juni 2023).
het OCMW-raadsbesluit van 27 juni 2023 houdende organogram en personeelsomkadering - vaststellen (vervangen OCMW-raadsbesluit van 19 december 2022).

Art. 5:

De nodige aanpassingen van de personeelskredieten worden opgenomen in de eerstvolgende meerjarenplanaanpassing.

Art. 6:

Een afschrift van deze beslissing over te maken aan de afdeling interne zaken (dienst administratieve organisatie en dienst financiële organisatie) en aan alle diensten.

Kennisname briefwisseling bestemd voor de raad voor maatschappelijk welzijn en kennisname beslissingen van de algemene vergadering van de welzijnsverenigingen

Aanwezig: Jean-Pierre Sprangers, voorzitter van de OCMW-raad
Denis Dierick, voorzitter van het vast bureau
Peter Declercq, Christophe De Boever, Dirk Martens, Peggy Demoor, leden van het vast bureau
Dieter De Mets, voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst
Hugo Leroy, Karel Hubau, Nadine De Stercke, Jef Vermaere, Wim Malfroot, Luc Goemaere, Ankie D'Hollander, Veronique Dedeyne, Roland De Bosscher, Christine De Cooman, Isabelle Tuypens, Peter De Rycke, Stany Schamp, Davy Tuytens, Pascale Bottequin, Sara De Mulder, raadsleden
Serge Ronsse, algemeen directeur
bevoegdheid

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 29 en 484 §4.

OCMW-raadsbesluit van 25 oktober 2021 houdende huishoudelijk reglement en deontologische code van de raad voor maatschappelijk welzijn (vervangen OCMW-raadsbesluit van 28 januari 2019), artikel 50.
juridisch kader

OCMW-raadsbesluit van 28 januari 2019 houdende huishoudelijk reglement en deontologische code van de raad voor maatschappelijk welzijn (vervangen OCMW-raadsbesluit van 21 september 2015).

motivering

De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en die bestemd is voor de raad voor maatschappelijk welzijn, wordt meegedeeld aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt dat de beslissingen van de algemene vergadering van de welzijnsverenigingen ter kennisname worden voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Mondelinge en schriftelijke vragen

Aanwezig: Jean-Pierre Sprangers, voorzitter van de OCMW-raad
Denis Dierick, voorzitter van het vast bureau
Peter Declercq, Christophe De Boever, Dirk Martens, Peggy Demoor, leden van het vast bureau
Dieter De Mets, voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst
Hugo Leroy, Karel Hubau, Nadine De Stercke, Jef Vermaere, Wim Malfroot, Luc Goemaere, Ankie D'Hollander, Veronique Dedeyne, Roland De Bosscher, Christine De Cooman, Isabelle Tuypens, Peter De Rycke, Stany Schamp, Davy Tuytens, Pascale Bottequin, Sara De Mulder, raadsleden
Serge Ronsse, algemeen directeur

bevoegdheid

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 31.

juridisch kader

OCMW-raadsbesluit van 25 oktober 2021 houdende huishoudelijk reglement en deontologische code van de raad voor maatschappelijk welzijn (vervangen OCMW-raadsbesluit van 28 januari 2019).

motivering

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht aan de voorzitter van het vast bureau en aan het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.

De voorzitter sluit de zitting op 18/12/2023 om 21:54.

Namens OCMW-raad,

Serge Ronsse
algemeen directeur

Jean-Pierre Sprangers
voorzitter van de OCMW-raad

Notulen OCMW-raad

Openbaar

Goedkeuren notulen en zittingsverslag van 20 november 2023

bevoegdheid

juridisch kader

motivering

Publieke stemming

besluit

Projectvereniging Wijkwerkorganisatie Leie & Schelde - goedkeuren partnerschapsovereenkomst ESF Capacity Building

bevoegdheid

juridisch kader

motivering

Publieke stemming

besluit

UiTPAS Leie Schelde - kansentarief - vaststellen reglement

bevoegdheid

juridisch kader

motivering

Publieke stemming

besluit

Huishoudelijk reglement dienst onthaalgezinnen - vaststellen (vervangen OCMW-raadsbesluit van 25 oktober 2021)

bevoegdheid

juridisch kader

motivering

Publieke stemming

besluit

Arbeidsreglement - vaststellen bijlage geolokalisatiebeleid

bevoegdheid

juridisch kader

motivering

Publieke stemming

besluit

Organogram en personeelsomkadering - vaststellen (vervangen gemeenteraadsbesluit van 27 juni 2023)

bevoegdheid

juridisch kader

motivering

Publieke stemming

besluit

Kennisname briefwisseling bestemd voor de raad voor maatschappelijk welzijn en kennisname beslissingen van de algemene vergadering van de welzijnsverenigingen

bevoegdheid

juridisch kader

motivering

Mondelinge en schriftelijke vragen

bevoegdheid

juridisch kader

motivering