Besluit  Gemeenteraad

VERGADERWIJZE

Art. 1:

§1. De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar. 

§2. De gemeenteraad vergadert in principe op maandag om 20 uur.

§3. De gemeenteraad vergadert in beginsel fysiek, doch vergadert in de volgende omstandigheden hybride:

• tijdens een epidemische noodsituatie zoals bedoeld in de wet van 14 augustus 2021 betreffende de maatregelen van bestuurlijke politie tijdens een epidemische noodsituatie.

BIJEENROEPING EN AGENDA

Art. 2:

De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat in ieder geval de punten die door het college van burgemeester en schepenen aan de voorzitter worden meegedeeld.

De voorzitter is verplicht de gemeenteraad bijeen te roepen op verzoek van een derde van de zittinghebbende leden, van de de burgemeester (voor zover dit betrekking heeft op de de bevoegdheden van de burgemeester) of van het college van burgemeester en schepenen.

De voorzitter is ook verplicht de gemeenteraad bijeen te roepen op verzoek van een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad de gemeenteraadsleden nog niet bijeengeroepen zijn. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.

Bij een verplichte bijeenroeping als vermeld in het tweede en het derde lid, roept de voorzitter de gemeenteraad bijeen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Daarvoor bezorgen de gemeenteraadsleden en het college van burgemeester en schepenen voor elk punt op de agenda hun voorstel van beslissing met een toelichting aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.

Art. 3:

Behalve in spoedeisende gevallen en behalve in geval van toepassing van artikel 6 §1 van het decreet lokaal bestuur, wordt de oproeping ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd.

De oproeping wordt op de volgende wijze verzonden aan het raadslid: elektronisch, per e-mail.

Art. 4:

De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.

Art. 5:

Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking van de raadsleden gesteld vanaf de verzending van de agenda.

De dossiers worden op de volgende wijze ter beschikking gesteld: elektronisch, via de toepassing eNotulen.

Het elektronisch dossier omvat minstens de ontwerpbeslissing, de beschikbare elektronische bijlagen. Het gemeenteraadslid kan slechts om de elektronische omzetting van de analoge bijlagen verzoeken indien die vraag fysiek en materieel mogelijk is en zonder dat die omzetting tot een onredelijke werklast voor het personeel leidt.

Art. 6:

Elk ontwerp van beleidsrapport wordt op zijn minst 14 dagen vóór de vergadering waarop het wordt besproken aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd.

Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijhorende documentatie ter beschikking gesteld.

Art. 7:

De algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden verstrekken aan de gemeenteraadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen over stukken die in het dossier voorkomen.

Onder technische inlichtingen worden begrepen inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.

De aanwijzing van de personeelsleden gebeurt door de algemeen directeur. De gemeenteraadsleden kunnen zonder tussenkomst van de algemeen directeur rechtstreeks deze aangewezen personeelsleden contacteren om met hen een afspraak dienaangaande te maken. De duur van de afspraak mag geen obstructie veroorzaken van de normale werking van de dienst en dient tot de hoogst noodzakelijk tijd beperkt te worden.

Art. 8:

Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. De gemeenteraadsleden bezorgen daarvoor hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.

Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan niet gebruikmaken van de mogelijkheid, vermeld in het eerste lid.

De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad onmiddellijk mee aan de gemeenteraadsleden, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen.

Art. 9:

§1. Behalve in spoedeisende gevallen worden de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad uiterlijk acht dagen voor de vergadering openbaar gemaakt, zodat het publiek ervan kan kennisnemen op elk moment.

De agenda wordt openbaar gemaakt op de volgende wijzen:

• ­door publicatie op de gemeentelijke website;
• ­elektronisch (per elektronische nieuwsbrief).

Als agendapunten aan de agenda worden toegevoegd overeenkomstig artikel 21 van het decreet lokaal bestuur, wordt de aangepaste agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid.

§2. Een exemplaar van de agenda van de gemeenteraad wordt ter beschikking gesteld aan iedereen die de zitting van de gemeenteraad bijwoont.

VOORZITTERSCHAP

Art. 10:

De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen.

Art. 11:

De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de (hybride) vergadering. Hij kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.

De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.

Art. 12:

De voorzitter neemt protocollair de plaats in na de burgemeester en voor de schepenen.

De voorzitter draagt als ambtskledij een sjerp naar model van de schepenen, weliswaar met tweekleurig lint in rood en zilver.

AANWEZIGHEDEN

Art. 13:

De algemeen directeur tekent de aanwezigheid van de leden op in een register.

Wie niet aanwezig was vóór het sluiten van de openbare zitting, kan geen recht laten gelden op presentiegeld.

Art. 14:

De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.

Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. De algemeen directeur maakt hiervan melding in de notulen.

De gemeenteraad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

In die oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet lokaal bestuur overgenomen.

BERAADSLAGING

Art. 15:

De voorzitter kan, na het openen van de zitting, mededelingen doen die de gemeenteraad aanbelangen.

De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daarop bepaalde volgorde tenzij de gemeenteraad er anders over beslist.

Art. 16:

Nadat een agendapunt eventueel door de indiener werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk gemeenteraadslid het woord wenst te nemen over het agendapunt. Indien het agendapunt een advies van een gemeentelijke adviesraad betreft, kan de voorzitter van de gemeenteraad de voorzitter van adviesraad uitnodigen om het agendapunt toe te lichten.

De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar rangorde van de gemeenteraadsleden.

Indien de gemeenteraad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter wanneer deze aan het woord komen.

De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichting te geven.

Art. 17:

Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.

In de navermelde gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst:

1. om te vragen dat men niet zal besluiten;
2. om de verdaging te vragen;
3. om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie;
4. om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde agendapunt bij voorrang zou behandeld worden;
5. om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou worden omschreven;
6. om naar het reglement te verwijzen.

Art. 18:

Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.

Als een gemeenteraadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het agendapunt, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het agendapunt terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het gemeenteraadslid van het agendapunt blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter worden ontnomen. Elk gemeenteraadslid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, probeert aan het woord te blijven wordt geacht de orde te verstoren.

Dit geldt eveneens voor de gemeenteraadsleden, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.

Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging wordt geacht de orde te verstoren.

Elk gemeenteraadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk gemeenteraadslid dat tot de orde wordt teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd blijft of ingetrokken wordt.

Art. 19:

Geen enkel gemeenteraadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde agendapunt, tenzij de voorzitter er anders over beslist.

Art. 20:

Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de vergadering in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.

Indien het rumoer aanhoudt, schorst of sluit de voorzitter de vergadering. De leden van de gemeenteraad moeten dan onmiddellijk de raadzaal verlaten.

Art. 21:

Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien de voorzitter oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.

Art. 22:

§1. Het is voor een gemeenteraadslid verboden deel te nemen aan de bespreking en de stemming over:

1. aangelegenheden waarin hij een rechtstreeks belang heeft, hetzij persoonlijk, hetzij als vertegenwoordiger, of waarbij de echtgenoot, of bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Dat verbod strekt niet verder dan de bloed- en aanverwanten tot en met de tweede graad als het gaat om de voordracht van kandidaten, benoemingen, ontslagen, afzettingen en schorsingen. Voor de toepassing van deze bepaling worden personen die een verklaring van wettelijke samenwoning als vermeld in artikel 1475 van het Burgerlijk Wetboek hebben afgelegd, met echtgenoten gelijkgesteld;
2. de vaststelling of goedkeuring van het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening van een instantie waaraan hij rekenschap verschuldigd is of van een instantie tot het uitvoerend orgaan waarvan hij behoort.

Het eerste lid is niet van toepassing op het gemeenteraadslid dat zich in de omstandigheden, vermeld in het eerste lid, bevindt louter op grond van het feit dat hij als vertegenwoordiger van de gemeente is aangewezen in andere rechtspersonen.

§2. Het gemeenteraadslid dat zich in situatie bevindt zoals bedoeld in voorgaande paragraaf, meldt dit aan de voorzitter alvorens het punt in bespreking wordt genomen.

§3. Dit artikel is eveneens van toepassing op de vertrouwenspersoon, bedoeld in artikel 16 van het decreet lokaal bestuur.

§4. Als een gemeenteraadslid in de situatie verkeert vermeld in §1, moet dat punt op de vergadering behandeld worden, en kan de vergadering niet gesloten worden voor het punt in kwestie is behandeld of voor beslist is om het punt uit te stellen.

Art. 23:

§1. De vergaderingen van de gemeenteraad zijn openbaar, behalve als:

1. het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
2. de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.

De vergaderingen over de beleidsrapporten zijn in elk geval openbaar.

§2. De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.

Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet worden behandeld, wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken.

Art. 24:

Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.

De voorzitter deelt bij aanvang van de openbare zitting mee dat dergelijke punten zich aandienen. Hij doet hierbij tevens een voorstel inzake de volgorde van behandeling.

Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.

PREROGATIEVEN

Art. 25:

§1. De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen. De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. Deze bepalingen gelden niet voor dossiers, stukken en akten die geen betrekking hebben op het bestuur van de gemeente zoals bv. register en akten van de burgerlijke stand, bevolkingsregisters, strafregister, …

§2. Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de openingsuren van het gemeentehuis:

1. de beleidsrapporten van het lopende en de vorige 2 dienstjaren van de gemeente, de gemeentelijke verzelfstandigde agentschappen en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is;
2. de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad;
3. de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen;
4. de adviezen en goedgekeurde verslagen van de gemeentelijke adviesraden;
5. de gemeentelijke reglementen (politie, toelagen, belastingen, retributies, …);
6. het register van de inkomende en uitgaande briefwisseling.

Alle andere documenten dan deze hierboven vermeld en die het bestuur van de gemeente betreffen kunnen door de gemeenteraadsleden worden ingezien tijdens de openingsuren van het administratief centrum.

Om het college van burgemeester en schepenen in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde documenten het bestuur van de gemeente betreffen, delen de gemeenteraadsleden aan het college van burgemeester en schepenen schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.

Aan de gemeenteraadsleden wordt uiterlijk binnen de 8 werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld wanneer de documenten kunnen worden ingezien. In het geval van een weigeringsbeslissing bezorgt het college van burgemeester en schepenen zijn motivatie aan het betrokken gemeenteraadslid binnen dezelfde termijn.

Het gemeenteraadslid dat de documenten niet is komen inzien tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem/haar is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van de inzage.

§3.De gemeenteraadsleden kunnen van de documenten die het bestuur van de gemeente betreffen een afschrift krijgen. Afschriften van door de diensten opgemaakte documenten zijn kosteloos. Wanneer het verzoek om afschriften onredelijk of overdreven is, kan steeds toepassing gemaakt worden van het aangaande geldende retributiereglement. In geval van betwisting oordeelt het college van burgemeester en schepenen of een verzoek onredelijk of overdreven is.

Afschriften van niet door de diensten opgemaakte documenten kunnen, indien daarvoor in hoofde van de auteur geen bezwaar bestaat, tegen kostprijs bekomen worden.

Om het college van burgemeester en schepenen in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde documenten het bestuur van de gemeente betreffen, delen de gemeenteraadsleden aan het college van burgemeester en schepenen schriftelijk mee van welke documenten zij een afschrift wensen.

Aan de gemeenteraadsleden wordt uiterlijk binnen de 8 werkdagen na de ontvangst van de aanvraag een afschrift van de gevraagde documenten. In het geval van een weigeringsbeslissing bezorgt het college van burgemeester en schepenen zijn motivatie aan het betrokken gemeenteraadslid binnen dezelfde termijn.

Alle informatie aan de gemeenteraadsleden wordt ten persoonlijken titel en in functie van de uitoefening van het mandaat verstrekt. De gemeenteraadsleden kunnen de informatie enkel met dit doel aanwenden.

§4. De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden.

§5. De gemeenteraadsleden mogen alle instellingen en diensten bezoeken die de gemeente opricht en beheert.

Om het college van burgemeester en schepenen in de mogelijkheid te stellen het bezoek praktisch te organiseren, delen de gemeenteraadsleden minstens 8 werkdagen vooraf schriftelijk mee welke inrichting/dienst zij wensen te bezoeken en op welke dag en uur.

Tijdens het bezoek van een inrichting moeten de gemeenteraadsleden passief optreden.

§6. De gemeenteraadsleden, alsook alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.

Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de gemeenteraadsleden, alsook van alle andere personen vermeld in het eerste lid, wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.

Art. 26:

§ 1. De gemeenteraadsleden hebben het recht aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.

Voor het stellen van een vraag als vermeld in het eerste lid, is geen toegelicht voorstel van beslissing vereist.

§2. De gemeenteraadsleden kunnen schriftelijke vragen stellen. Het gemeenteraadslid richt zijn vraag per e-mail aan de burgemeester, met kopie aan de algemeen directeur.

De burgemeester of de door hem aangewezen schepen beantwoordt de ontvankelijke schriftelijke vraag binnen de 14 dagen na ontvangst, met een kopie aan de algemeen directeur. De algemeen directeur voegt de schriftelijke vraag en het antwoord toe aan agenda van de volgende zitting van de raad, als briefwisseling gericht aan de raad.

§3. De gemeenteraadsleden kunnen mondelinge vragen stellen. Elke fractie kan vóór het sluiten van de openbare zitting maximaal 4 vragen stellen.

De vragen dienen een actueel en hoogdringend karakter te hebben, uitgezonderd wanneer de vraag de herhaling betreft van een schriftelijk vraag waarop niet toereikend of tijdig is geantwoord. De vragen mogen geen operationeel karakter hebben en mogen niet peilen naar statistische of cijfergegevens.

Het college van burgemeester en schepenen beantwoordt de ontvankelijke mondelinge vragen onmiddellijk. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt in elk geval uiterlijk de volgende zitting geantwoord.

§4. Om ontvankelijk te zijn dient de vraag:

• geformuleerd te zijn als een concrete vraag;
• meer te zijn dan een vraag tot het verstrekken van gegevens, documentatie, adviezen, inlichtingen;
• betrekking te hebben op zaken van gemeentelijk belang, het bestuur van de gemeente, op de taken uitgeoefend door het college van burgemeester en schepenen of de burgemeester;
• geen betrekking te hebben particuliere aangelegenheden of persoonlijke gevallen;
• niet bedoeld te zijn om de intenties van het college van burgemeester en schepenen te kennen, om een debat uit te lokken, of aanleiding te geven tot enig besluit;
• geen aanleiding te geven het maken van kostbare studies, enquêtes of opzoekingen.

§5. De voorzitter oordeelt over de ontvankelijkheid van de vragen. Een beslissing tot onontvankelijkverklaring dient gemotiveerd te worden.

Art. 27:

De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college van burgemeester en schepenen die volgt op de vergadering van het college van burgemeester en schepenen waarop de notulen zijn goedgekeurd ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden.

De notulen worden op de volgende wijze ter beschikking gesteld: elektronisch, via de toepassing eNotulen.

STEMMEN

Art. 28:

Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.

Art. 29:

De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen.

In het eerste lid wordt verstaan onder volstrekte meerderheid van stemmen: meer dan de helft van de geldig uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend.

Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

Art. 30:

De gemeenteraad stemt telkens over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport.

In afwijking daarvan kan elk raadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst. In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming. Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de raad. Als de andere raad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt die raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.

Art. 31:

De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.

Art. 32:

§1. De stemmingen in de gemeenteraad zijn niet geheim. Ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, maakt uitdrukkelijk zijn stem kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

§2. In afwijking van §1 wordt over de volgende aangelegenheden geheim gestemd:

1. de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen;
2. het aanwijzen van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
3. de beëindiging van een mandaat als vermeld in punt 2° ;
4. individuele personeelszaken.

Bij geheime stemming, stemmen de gemeenteraadsleden ja, neen of onthouding. In het geval van een hybride vergadering wordt de geheime stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

De voorzitter en de algemeen directeur zijn belast met de stemopneming. Ieder gemeenteraadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembiljetten geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal gemeenteraadsleden die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembiljetten, zonder deze te ontvouwen, door het bureau vernietigd en wordt elk gemeenteraadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.

§3. Onder voorbehoud van §2 stemmen de leden van de gemeenteraad mondeling.

De stemming begint met het college van burgemeester en schepenen in de volgorde van hun verkiezing waarna de raadsleden stemmen in tegenwijzerzin ten opzichte van de voorzitter.

De gemeenteraadsleden stemmen ja, neen of onthouding.

De gemeenteraadsleden kunnen hun stem herroepen vóór het volgende gemeenteraadslid zijn stem heeft uitgebracht. Van de herroeping wordt melding gemaakt in de notulen.

Op verzoek van de voorzitter kan de mondelinge stemming vervangen worden door stemming bij handopsteking.

Er wordt echter steeds mondeling gestemd als een derde van de aanwezige gemeenteraadsleden daarom verzoekt.

§4. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming

Art. 33:

Voor elke benoeming in ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt een afzonderlijke stemming gehouden. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meesten stemmen hebben behaald.

Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten.

Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

NOTULEN EN ZITTINGSVERSLAG

Art. 34:

De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig artikelen 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur.

Behalve in spoedeisende gevallen, worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden.

De notulen en het zittingsverslag worden op de volgende wijze ter beschikking gesteld: elektronisch, via de toepassing eNotulen.

De goedkeuring van de notulen en het zittingsverslag wordt geagendeerd als 1^e punt op de agenda in openbare zitting. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de behandeling van het agendapunt opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur. Als de gemeenteraad bij spoedeisendheid is samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

Telkens als de gemeenteraad het wenselijk acht, worden de notulen staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de gemeenteraadsleden en de algemeen directeur ondertekend.

Art. 35:

De notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen.

Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Van die laatste verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen die genomen zijn met unanimiteit.

Een gemeenteraadslid kan, vóór de stemming over het agendapunt, vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.

Art. 36:

De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden.

Van de agendapunten die in de besloten vergadering van de gemeenteraad behandeld worden, wordt geen zittingsverslag opgesteld.

Art. 37:

De reglementen, verordeningen, beslissingen, akten van de gemeenteraad en alle andere stukken of briefwisseling die specifiek betrekking hebben op de gemeenteraad worden ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en medeondertekend door de algemeen directeur.

TOEZICHT EN BEKENDMAKING

Art. 38:

§1. De burgemeester maakt via de webtoepassing van de gemeente, binnen de 10 dagen nadat ze aangenomen zijn, een lijst met de besluiten van de gemeenteraad bekend. De lijst bevat een beknopte omschrijving van de aangelegenheden die geregeld zijn in die besluiten.

§2. Op dezelfde dag als de bekendmaking op de webtoepassing van de gemeente van de lijst, vermeld in §1, brengt de gemeenteoverheid de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking ervan.

FRACTIEWERKING

Art. 39:

Behoudens de uitzonderingen vermeld in artikel 36 §§ 2 en 3 van het decreet lokaal bestuur, vormen de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn één fractie.

Art. 40:

Elke fractie duidt een fractieleider aan die het aanspreekpunt is van zijn/haar fractie.

Art. 41:

De aanduiding van de fractieleiders of de vertegenwoordiger(s) van de fracties gebeurt door de fracties zelf middels mededeling aan de voorzitter van de gemeenteraad.

Art. 42:

De fractieleiders of de vertegenwoordiger(s) van de fractie ontvangen, behoudens de gemeenteraads(commissies), als enige namens de fractie de uitnodigingen en bijhorende bijlagen van vergaderingen van adviesraden, commissies, … De andere gemeenteraadsleden worden op elektronische wijze van de verzending van de uitnodigingen in kennis gesteld.

COMMISSIEWERKING

Art. 43:

De gemeenteraad kan commissies oprichten die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. 

De gemeenteraad richt de volgende commissies op:

• ­de tuchtcommissie, bedoeld in artikel 201 van het decreet lokaal bestuur;
• ­de gemeenteraadscommissie “algemeen beleid”, die o.a. waakt over de afstemming van het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden op het gemeentelijk beleid;

Art. 44:

Artikelen 28 en 34 van het decreet lokaal bestuur zijn van overeenkomstige toepassing op de vergaderingen en de stemmingen in de commissies.

De regels die betrekking hebben op de werking van de gemeenteraad zijn mutatis mutandis van toepassing op de gemeenteraadscommissies, behoudens afwijkende bepalingen.

Art. 45:

De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. Elke fractie wijst de mandaten toe door middel van een schriftelijke voordracht gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.

Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien een of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.

Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.

Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging overeenkomstig het eerste lid een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.

Art. 46:

Elke commissie bestaat uit negen stemgerechtigde leden die op de volgende wijze evenredig verdeeld worden over de fracties

• ­stap 1: het aantal zetels wordt vooreerst verdeeld enerzijds onder de groep van fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen en anderzijds onder de groep van fracties waarvan geen leden deel uitmaken van het college  van burgemeester en schepenen door het aantal zetels in de commissie te vermenigvuldigen met de som van het aantal zetels van deze fractiegroepen in de gemeenteraad gedeeld door het totaal aantal zetels in de gemeenteraad. De zetels worden toegekend overeenkomstig de bekomen gehele getallen en vervolgens in aflopende volgorde van het bij de bewerking bekomen getal na de komma.
• stap 2: het aantal leden waarop elke fractie in de commissie recht heeft is gelijk aan het geheel getal dat wordt bekomen door het totaal aantal zetels van de fractiegroep (zie stap 1) in de commissie te delen door het totaal aantal zetels van de fractiegroep (zie stap 1) in de gemeenteraad en vervolgens te vermenigvuldigen met het aantal zetels van de fractie in de gemeenteraad. De zetels worden toegekend overeenkomstig de bekomen gehele getallen en vervolgens in aflopende volgorde van het bij de bewerking bekomen getal na de komma. Wanneer meerdere fracties eenzelfde getal na de komma behaalden, wordt de zetel toegekend aan de fractie waarvan de som van de naamstemmen van de zittinghebbende raadsleden het hoogst is.

Art. 47:

De commissie kiest onder de stemgerechtigde leden een voorzitter. In afwachting van de verkiezing van de voorzitter treedt de voorzitter van de gemeenteraad op als voorzitter van de commissie.

De burgemeester of schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie.

Art. 48:

§1. De commissies worden door de voorzitter van de commissie bijeengeroepen. Op verzoek van een derde van de leden van de commissie is de voorzitter verplicht de commissie bij een te roepen.

De agenda van de commissie wordt bekend gemaakt door:

• ­door publicatie op de gemeentelijke website;
• ­elektronisch (per elektronische nieuwsbrief).

Art. 49:

De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

De gemeenteraadsleden kunnen de commissies waarvan ze geen deel uitmaken zonder stemrecht bijwonen.

Art. 50:

De algemeen directeur wijst een personeelslid aan dat het secretariaat van de commissie waarneemt.

VERGOEDINGEN EN TERUGBETALING VAN KOSTEN

Art. 51:

§1. De gemeenteraadsleden, met uitzondering van burgemeester en schepenen, ontvangen ten laste van de gemeente een presentiegeld voor hun aanwezigheid op de vergaderingen. De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt voor de vergaderingen van de gemeenteraad een dubbel presentiegeld.

Het presentiegeld bedraagt € 124,98 (gekoppeld aan de spilindex 138,01) voor de vergaderingen vermeld in het besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris, met uitzondering van:

•  € 62,49 (gekoppeld aan de spilindex 138,01) voor de vergaderingen van de gemeenteraadscommissie, de deontologische commissie en de tuchtcommissie op voorwaarde dat het gemeenteraadslid er stemgerechtigd is of over raadgevende stem beschikt.

Indien verschillende vergaderingen plaatsvinden op dezelfde dag, wordt slechts één presentiegeld gegeven.

§2. De gemeenteraadsleden, inclusief burgemeester en schepenen, kunnen, middels voorlegging van een schuldvordering, om terugbetaling verzoeken van de volgende specifieke kosten die verband houden met hun mandaat:

• reiskosten:
1. Dienstreizen gemaakt na voorafgaande opdracht van het college van burgemeester en schepenen en buiten het grondgebied van de gemeente, komen in aanmerking voor terugbetaling. Het is evenwel vereist dat de nodige stavingstukken kunnen worden voorgelegd.
2. Verplaatsingen gedaan binnen het grondgebied van de gemeente en naar aanleiding van de normale uitoefening van het mandaat, kunnen daarentegen geen aanleiding geven tot een vergoeding lastens de gemeente. Deze verplaatsingen moeten immers geacht worden reeds vergoed te zijn door de wedde/het presentiegeld zelf. Het gaat bijvoorbeeld om de verplaatsingen van en naar het administratief centrum, verplaatsingen om deel te nemen aan culturele of sportieve manifestaties buiten de specifieke mandaatsopdrachten, de dienstbezoeken aan de gemeentelijke instellingen zoals het gemeentelijke ontmoetingscentrum, de sportinrichtingen, de gemeentescholen.
3. De verplaatsingen gedaan door de gemeentelijke mandatarissen in hun hoedanigheid van gemeentelijke afgevaardigde in een intergemeentelijk samenwerkingsverband, kunnen geen aanleiding geven tot een vergoeding ten laste van de gemeente indien er door het intergemeentelijk samenwerkingsverband zitpenningen en/of vergoedingen worden uitbetaald.
4. Het bedrag van de vergoeding is gelijk aan deze toegekend aan het personeel.

§3. Aan de leden van het college van burgemeester en schepenen en aan de voorzitter van de gemeenteraad kunnen de volgende werkingsmiddelen ter beschikking gesteld worden:

• GSM(-abonnement) of smartphone: 
  De mandataris betaalt in voorkomend geval voor het persoonlijk gebruik een forfaitaire bijdrage van:
  1° € 3,00 per maand voor het kosteloos ter beschikking stellen van een mobiele telefoon;
  2° € 4,00 per maand voor het kosteloos ter beschikking stellen van een mobiel telefoonabonnement.
  3° € 5,00 per maand voor het kosteloos ter beschikking stellen van een mobiele internetaansluiting, inclusief abonnement.
  De som van de gesprekskosten en de kosten voor de mobiele internetaansluiting die € 1.000 per jaar overschrijden zijn integraal ten laste van de mandataris.
• pc, internetaansluiting en/of –abonnement: de mandataris mag de pc niet voor persoonlijk gebruik aanwenden.

§4. Aan de leden van het college van burgemeester en schepenen en aan de voorzitter van de gemeenteraad die persoonlijke middelen gebruiken voor de uitoefening van hun mandaat, worden de volgende vergoeding toegekend:

• GSM-toestel of smartphone: 
  De mandataris ontvangt in voorkomend geval voor het professioneel gebruik de volgende vergoeding:
  1° € 3,00 per maand voor het gebruik van een persoonlijke mobiele telefoon.
• pc en internetaansluiting en/of –abonnement:
  De mandataris ontvangt in voorkomend geval voor het professioneel gebruik de volgende forfaitaire vergoeding:
  1° € 6,00 per maand voor het gebruik van een persoonlijke pc (inclusief toebehoren)
  2° € 3,00 per maand voor het gebruik van een persoonlijke tablet.
  2° € 5,00 per maand voor het gebruik van een persoonlijke vaste of mobiele internetaansluiting, inclusief abonnement.

§5. Aan de leden van de gemeenteraad die persoonlijke middelen gebruiken voor de uitoefening van hun mandaat, worden de volgende vergoeding toegekend:

• pc en internetaansluiting en/of –abonnement:
  De mandataris ontvangt in voorkomend geval voor het professioneel gebruik de volgende forfaitaire vergoeding:
  1° € 6,00 per maand voor het gebruik van een persoonlijke pc (inclusief toebehoren)
  2° € 3,00 per maand voor het gebruik van een persoonlijke tablet.
  2° € 5,00 per maand voor het gebruik van een persoonlijke vaste of mobiele internetaansluiting, inclusief abonnement.

ERETITELS

Art. 52:

Een aftredend gemeenteraadslid, die zijn mandaat gedurende ten minste 10 jaar in Gavere heeft uitgeoefend, kan de gemeenteraad verzoeken hem de eretitel van zijn mandaat te verlenen.

Een aftredend schepen, die zijn mandaat gedurende ten minste 10 jaar in Gavere heeft uitgeoefend, kan de gemeenteraad verzoeken hem de eretitel van zijn mandaat te verlenen.

Art. 53:

De uitoefening van een mandaat in de vroegere gemeenten Asper, Baaigem, Dikkelvenne, Semmerzake en Vurste, wordt beschouwd als een mandaat uitgeoefend in Gavere.

Art. 54:

Het verzoek tot verlening van een eretitel wordt door de betrokkene schriftelijk ingediend bij de voorzitter van de gemeenteraad.

Met instemming van de betrokkene kan het verzoek ook worden ingediend door minstens 2 leden van de gemeenteraad.

Als de betrokkene overleden is, kan het verzoek worden ingediend door de rechtsopvolgers van de betrokkene of door minstens 2 leden van de gemeenteraad, met instemming van de rechtsopvolgers.

Art. 55:

Bij het verzoek wordt, behoudens in het geval de betrokkene overleden is, een verklaring op eer gevoegd waarbij de betrokkene verklaart dat hij voldoet aan de in onderhavig reglement genoemde toekenningsvoorwaarden.

Art. 56:

De eretitel van gemeenteraadslid of schepen mag niet gevoerd worden:

1° gedurende de periode dat het mandaat van gemeenteraadslid werkelijk wordt uitgeoefend;

2° door een door een provincie, gemeente of openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bezoldigde persoon.

Voorgaande tekst wordt opgenomen in de akte tot verlening van de eretitel.

Art. 57:

De gemeenteraad kan de eretitel intrekken. Hij kan dit alleszins doen als na de toekenning van de eretitel de betrokkene niet blijkt te voldoen aan de in onderhavig reglement genoemde toekenningsvoorwaarden.

OPHEFFINGS- EN OVERGANGSBEPALINGEN

Art. 58:

Worden met ingang van 1 juni 2025 opgeheven:

• gemeenteraadsbesluit van 20 januari 2025 houdende huishoudelijk reglement en deontologische code (vervangen gemeenteraadsbesluit van 4 september 2023).

Art. 59:

Onderhavig reglement treedt in werking met 1 juni 2025.

Art. 60:

Onderhavige beslissing wordt bekend gemaakt met toepassing van artikel 285 tot en met 287 van het Decreet Lokaal Bestuur.

Art. 61:

Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt de afdeling Interne Zaken (dienst Administratieve Organisatie) en elk individueel gemeenteraadslid.