Besluit  Gemeenteraad

Voor de toepassing van de deontologische code moet onder "lokale mandatarissen" worden begrepen:

• de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeenteraadsleden;
• de burgemeester en de schepenen.

Een lokale mandataris staat in al zijn handelen, in het besluitvormingsproces en in het contact met burgers, steeds in dienst van het algemeen belang.

Een lokale mandataris gaat actief en uit zichzelf alle vormen van belangenvermenging (en de schijn ervan) tegen. Dit betekent dat:

• een lokale mandataris de (in de regelgeving bepaalde) met het ambt onverenigbare functies niet vervult en erover waakt geen verboden handelingen uit te voeren of verboden overeenkomsten aan te gaan;
• een lokale mandataris niet deelneemt aan een bespreking en stemming, noch probeert het proces van besluitvorming in een andere fase van de besluitvorming in zijn voordeel te beïnvloeden, wanneer er sprake is van een beslissing waarbij belangenvermenging speelt;
• een lokale mandataris bij contacten met de burger het algemeen belang vooropstelt en niet de schijn wekt dat door politieke tussenkomst particuliere belangen (kunnen) begunstigd worden (cliëntelisme).

Een lokale mandataris moet actief en uit zichzelf de schijn van beïnvloeding en partijdigheid tegengaan. De mandataris doet dit door:

• geen geschenken, diensten of andere voordelen te aanvaarden, behalve diegene die van een geringe geldwaarde zijn en waarbij het beeld van beïnvloeding minimaal is;
• niet in te gaan op uitnodigingen betaald door anderen, behalve als deze direct relevant zijn voor de goede invulling van het ambt, functioneel zijn opgezet en van (relatief) beperkte waarde zijn. Bovendien houdt de mandataris rekening met de timing en context waarbinnen de uitnodiging wordt gedaan, met het doel de schijn van beïnvloeding te minimaliseren.

Ter bevordering van de transparantie en het voorkomen van enige schijn van beïnvloeding spreken de mandatarissen onderling af dat:

• geschenken met een meer dan geringe geldwaarde die toch bij een mandataris in het bezit komen, worden gemeld aan de algemeen directeur. De mandataris meldt het hoe dan ook wanneer een geschenk op het thuisadres wordt afgeleverd. De algemeen directeur registreert de giften en geeft ze in alle transparantie een bestemming binnen het lokaal bestuur. Buitensporige geschenken worden alsnog teruggestuurd;
• uitnodigingen die bestemd zijn voor de gehele gemeenteraad, door de gemeenteraad worden beoordeeld. Het is de raad als geheel die de uitnodiging accepteert dan wel afwijst.

De lokale mandataris bewaakt het geheime karakter en de vertrouwelijkheid van informatie. Dit betekent dat de mandataris:

• het beroepsgeheim eerbiedigt wanneer hij kennisneemt van geheime informatie;
• zich gebonden weet door de geheimhoudingsplicht voor de feiten, meningen en overwegingen gedeeld tijdens een besloten vergadering.

Een uitzondering kan worden gemaakt wanneer de wet de openbaarheid voorschrijft.

Lokale mandatarissen gaan discreet en voorzichtig om met de informatie waartoe zij toegang hebben. Dit houdt onder andere in dat de mandataris:

• over (nog) niet openbare informatie niet communiceert; 
• feiten en omstandigheden ten aanzien van derden in de juiste context plaatst.

Wanneer een lokale mandataris eraan twijfelt of een regel van de deontologische code is overtreden door een andere lokale mandataris, dan kaart de mandataris dit bij voorkeur aan bij de mandataris in kwestie. Indien er goede redenen zijn om dit niet te doen, dan zal de mandataris de kwestie voorleggen aan de algemeen directeur.

Al dan niet na een gesprek met de algemeen directeur, kan de mandataris overgaan tot een formele melding bij de voorzitter van de deontologische commissie. Vanaf dit moment start het formele handhavingsproces onder mandaat van de deontologische commissie.

De volgende personen kunnen een melding van een schending van de deontologische code doen bij de deontologische commissie:

• alle lokale mandatarissen van het lokaal bestuur;
• de algemeen directeur, indien de algemeen directeur zelf een vermoeden van een schending heeft, dan wel in naam van een personeelslid van het lokaal bestuur.

De gemeenteraad richt een deontologische commissie op voor de gemeenteraad.

Het doel van de deontologische commissie is eerst en vooral het bevorderen van het zelfcorrigerend vermogen van het lokaal bestuur.

De deontologische commissie wordt samengesteld overeenkomstig artikel 45 en 46 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.

De voorzitter van de deontologische commissie wordt aangewezen overeenkomstig artikel 47 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.

Iedere fractie draagt één of meer plaatsvervangers voor, in geval een lid van de commissie afwezig is of betrokken is bij een voorliggende zaak:

• gaat het om een mogelijke schending van de code door een lid van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover het lid vervangen door een plaatsvervanger in de volgorde waarin ze door de fractie werden voorgedragen. 
• gaat het om een mogelijke schending van de code door de voorzitter van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover de voorzitter vervangen conform de procedure beschreven in art. 7, § 5, derde lid van het Decreet Lokaal Bestuur.

De algemeen directeur vervult de rol van secretaris in de deontologische commissie en voert onder mandaat van de commissie de ontvankelijkheidstoets en het vooronderzoek uit, mogelijk ondersteund door interne en/of externe specialisten.

Wanneer de algemeen directeur zelf betrokken is bij een melding, dan wel om legitieme redenen geen rol kan spelen in het proces, zal deze worden vervangen door het daartoe aangewezen personeelslid. Het vooronderzoek kan indien noodzakelijk ook extern worden gevoerd.

De deontologische commissie is bevoegd voor:

• het geven van adviezen en aanbevelingen aan de raad over de inhoud van deze code met het oog op het bijsturen ervan of op de toepassing van de code op een voorliggend vraagstuk. 
• het opmaken van een verslag ter voorbereiding op de evaluatie van de deontologische code door de gemeenteraad.
• het ontplooien van initiatieven en opleidingen ter sensibilisering op thema’s rondom integriteit, deontologie en de deontologische code. 
• het zelf uitvoeren, dan wel mandateren, van de voorgeschreven stappen in het proces, van melding tot en met afronding van een melding van een vermoeden van schending van de code. 
• het formuleren van een gemotiveerd advies aan de raad over het vermoeden van een schending van deze code door een mandataris.

De voorzitter van de deontologische commissie is verantwoordelijk voor de oproeping en stelt de agenda op.

De voorzitter roept de commissie in ieder geval bijeen wanneer dat nodig is conform artikel 40 van deze code.

Behoudens andersluidende bepalingen volgens de werkingsregels van de commissie de werkingsregels van een commissie, zoals bepaald in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.

De commissie streeft in haar oordeel naar unanimiteit. Als dit niet mogelijk blijkt, zal er hoofdelijk worden gestemd. Een simpele meerderheid van uitgebrachte stemmen volstaat om tot een oordeel te komen.

De voorzitter van de commissie heeft geen stemrecht in de deontologische commissie, behalve wanneer de commissie gelijk verdeeld is in haar oordeel (evenveel stemmen voor als tegen een oordeel). Dan heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.

Een lid van de commissie kan ervoor kiezen een afwijkend standpunt op te tekenen en, met het advies aan de gemeenteraad, mee te sturen.

De vergaderingen van de deontologische commissie zijn niet openbaar.

Eventuele communicatie vanuit de deontologische commissie vindt altijd en alleen plaats via de voorzitter van de commissie

Het duiden en onderzoeken van vermoedens van schendingen van de deontologische code

De deontologische commissie mandateert de algemeen directeur om een ontvankelijkheidstoets uit te voeren. De algemeen directeur kan daarin bijgestaan worden door interne en/of externe experten.

Om de ontvankelijkheid te onderzoeken zal altijd een gesprek plaatsvinden met de melder. Een melding is ontvankelijk wanneer aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

• de melding betreft een individuele (zittende) lokale mandataris; 
• het staat vast dat het gaat om een vermoedelijke schending van de deontologische code (en niet bijvoorbeeld om een schending binnen de privésfeer); 
• de melding is voldoende betrouwbaar en concreet (er wordt gekeken naar de kwaliteit van de bron(nen) en de feitelijkheid van de melding); 
• de melding is in alle redelijkheid onderzoekbaar en heeft onderzoek nodig (niet alle vermoedens zijn onderzoekbaar of vragen om onderzoek). 

De algemeen directeur formuleert een ontvankelijkheidsadvies en stuurt dit, inclusief de onderliggende stukken die deel uitmaken van het advies, aan de leden van de commissie ter beoordeling. Indien de leden van de deontologische commissie niet binnen de vijf werkdagen bezwaar maken op het advies, dan wordt het advies over de ontvankelijkheid formeel omgezet in een beslissing van de deontologische commissie, als uiteindelijk verantwoordelijke voor de beslissing. Indien één lid bezwaar aantekent tegen het advies van de algemeen directeur, zal de deontologische commissie bijeenkomen voor de bespreking en beoordeling van het advies.

Wanneer het advies luidt dat een melding ontvankelijk is, neemt de algemeen directeur de onderzoeksvraag op in het advies aan de deontologische commissie.

Wanneer een melding niet-ontvankelijk is, betekent dit meteen het einde van de formele procedure. De melder wordt hierover schriftelijk geïnformeerd door de algemeen directeur, in naam van de deontologische commissie.

Een melder kan een melding ook zelf intrekken. Wanneer het om een interpersoonlijke schending gaat, betekent dit in principe het einde van de formele procedure. Bij een schending van de andere gedragsregels (bijvoorbeeld belangenvermenging) zal de formele procedure door blijven lopen. De melding is in dit geval niet gebonden aan degene die de melding doet.

Bij een ontvankelijke melding start de algemeen directeur, onder mandaat van de commissie, een vooronderzoek. De algemeen directeur kan zich hierbij door interne en/of externe experten bij laten staan.

De vermeende schender wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van het vooronderzoek door de algemeen directeur, behalve wanneer de commissie acht dat dit het vooronderzoek kan schaden. De vermeende schender wordt erop gewezen dat deze zich tijdens het proces mag laten bijstaan door een raadspersoon naar keuze.

De commissie bepaalt waaruit het vooronderzoek zal bestaan. Het vooronderzoek bestaat in ieder geval uit:

• het in kaart brengen van de feitelijke situatie waarop de melding van toepassing is; 
• het nagaan van de beschikbaarheid van relevante (administratieve en feitelijke) informatie; 
• het nagaan van de relevante regelgeving; 
• een gesprek met de vermeende schender, behalve wanneer dit het vooronderzoek kan schaden.

De algemeen directeur brengt schriftelijk advies uit aan de deontologische commissie op basis van het vooronderzoek. Het conceptadvies wordt eerst ter lezing voorgelegd aan de voorzitter van de commissie. Vervolgens wordt het concept ter inzage voorgelegd aan de vermeende schender, zodat deze de kans heeft schriftelijke opmerkingen te formuleren bij het conceptadvies. Deze opmerkingen worden als bijlage toegevoegd aan het schriftelijk advies aan de commissie.

Het advies van de algemeen directeur, waarover de deontologische commissie beraadslaagt, beslaat in principe vijf mogelijke scenario’s waarop de commissie zich zal richten:

1. Er zijn geen gronden gevonden voor een verder onderzoek of oordeel, of de melding betreft een dusdanige milde vorm van een schending dat ze afgedaan kan worden met het individueel aanspreken van de vermeende schender. 
2. De vermeende schender heeft de schending erkend, zodat verder onderzoek door de commissie niet nodig is. De commissie wordt geadviseerd het dossier formeel af te sluiten en te komen tot een inschatting van de ernst van de schending. 
3. Er zijn voldoende gronden om te spreken van een deontologische schending. De deontologische commissie wordt geadviseerd om tot een eigen toetsing van de schending te komen en een inschatting te maken van de ernst. 
4. Er zijn voldoende gronden om te spreken van een deontologische schending. Er is echter nood aan verder onderzoek. De commissie wordt geadviseerd over de onderzoeksvraag, wie het onderzoek zou moeten opstarten/uitvoeren (de Vlaamse Regering/de provinciegouverneur, Audit Vlaanderen, een integriteitsspecialist, …) en wat de termijnen zijn. 
5. Er is een gegrond vermoeden van een strafrechtelijk vervolgbaar feit. De deontologische commissie wordt geadviseerd een zelfstandige beslissing te nemen om de melding neer te leggen bij de politie/het parket.

De deontologische commissie oordeelt op basis van het advies van de algemeen directeur over de te nemen vervolgstappen.

De melder en de vermeende schender hebben het recht om in deze fase te worden gehoord door de deontologische commissie. Voor beiden geldt dat zij zich in deze kunnen laten bijstaan door een raadspersoon. Geen van de partijen is verplicht zich te laten horen.

De commissie kan in het kader van het vooronderzoek ook getuigen horen.

Na het bestuderen van het advies van de algemeen directeur en het horen van de betrokkenen bespreekt de commissie het vermoeden van schending en wordt een gemotiveerd advies overgemaakt aan de gemeenteraad.

De wijze van communiceren vanuit de gemeenteraad over de voorliggende zaak is onderdeel van het advies van de deontologische commissie.

Indien de deontologische commissie een schending heeft vastgesteld – omdat de schender deze heeft toegegeven of omdat ze uit het onderzoek is gebleken – dan neemt ze in haar advies ook de meest passende, proportionele vorm van afhandeling op, inclusief een beschrijving van de verzwarende en verzachtende omstandigheden bij het voorstel van afhandeling.

Er wordt een uitzondering gemaakt op deze regel wanneer:

• er eerst een vervolgonderzoek nodig wordt geacht. Dit vraagt om beoordeling van de rapportage op het vervolgonderzoek. 
• er melding wordt gedaan bij de Vlaamse Regering/Audit Vlaanderen, dan wel wanneer er een politionele aangifte is gedaan. In dit geval informeert de commissie de gemeenteraad over de genomen stap. 

De gemeenteraad beoordeelt of een mandataris een schending heeft begaan. Hij doet dit op basis van het gemotiveerd advies van de deontologische commissie.

Als de gemeenteraad beslist om af te wijken van het advies, dan moet de vermeende schender de kans krijgen om zich tijdens de besloten zitting van de gemeenteraad uit te spreken over de beslissing.

Wanneer de gemeenteraad vaststelt dat de deontologische code geschonden werd door een mandataris van de gemeente, dan kan de raad:

• het gedrag van de mandataris uitdrukkelijk afkeuren; 
• vragen dat de mandataris zich publiekelijk verontschuldigt; 
• een dossier overmaken aan de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen bij kennelijk wangedrag of grove nalatigheid van of door de burgemeester, een schepen of de raadsvoorzitter.

Via de gemeenteraadsvoorzitter en de burgemeester communiceert de gemeenteraad over haar oordeel en (indien mogelijk) de gronden daarvan. De deontologische commissie adviseert de gemeenteraad voor zijn communicatie.

Het evalueren van de deontologische code

Minimaal één keer per bestuursperiode evalueert de gemeenteraad de deontologische code. De gemeenteraad vraagt daarvoor eerst advies aan de deontologische commissie. Daarbij wordt onder meer bekeken of de code nog actueel is, of ze nog goed werkt en of ze nageleefd wordt.

Deel IV - slotbepalingen

Onderhavige beslissing treedt in werking op 1 juni 2025.

Onderhavige beslissing wordt bekend gemaakt met toepassing van artikel 285 tot en met 287 van het Decreet Lokaal Bestuur.

Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt de afdeling Interne Zaken (dienst Administratieve Organisatie) en elke lokale mandataris.