Besluit Gemeenteraad

ma 26/05/2025 - 20:00

Participatie - gemeentelijke adviesraad voor vrije tijd - vaststellen statuten

Aanwezig: Wim Malfroot, voorzitter van de gemeenteraad
Karel Hubau, burgemeester
Ankie D'Hollander, Davy Tuytens, Tim Renshofer, Jef Vermaere, Nadine De Stercke, schepenen
Hugo Leroy, Denis Dierick, Luc Goemaere, Christophe De Boever, Veronique Dedeyne, Jean-Pierre Sprangers, Peggy Demoor, Roland De Bosscher, Isabelle Tuypens, Christine De Cooman, Peter De Rycke, Stany Schamp, Pascale Bottequin, Karolien De Smet, Tom Vandepitte, raadsleden
Serge Ronsse, algemeen directeur

Verontschuldigd: Steven Notebaert, gemeenteraadslid

bevoegheid

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (Decreet Lokaal Bestuur), artikel 41 2^e lid 13° en 304.
Gemeenteraadsbesluit van 26 mei 2025 houdende participatie - vaststellen reglement (vervangen gemeenteraadsbesluit van 27 maart 2023), 25 tot en met 28.

juridisch kader

Wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd wordt, artikel 3, 6, 8 en 9.
Decreet van 28 januari 1974 betreffende het cultuurpact, artikel 3, 6, 8 en 9.
Bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, artikel 4.
Decreet van 15 juli 2011 houdende vaststelling van de algemene regels waaronder in de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest periodieke plan- en rapporteringsverplichtingen aan lokale besturen kunnen worden opgelegd, artikel 6 en 10.
Decreet van 6 juli 2012 betreffende de organisatie van het overleg en de advisering van het lokaal cultuurbeleid, titel 4.
Decreet van 23 november 2023 over het jeugd- en kinderrechtenbeleid en de ondersteuning van het jeugdwerk, artikel 48.
Gemeenteraadsbesluit van 26 mei 2025 houdende participatie - vaststellen reglement (vervangen gemeenteraadsbesluit van 27 maart 2023).

motivering

De gemeente is verplicht om:

de gebruikers en alle ideologische en filosofische strekkingen te betrekken bij de voorbereiding en uitvoering van het cultuurbeleid.
alle erkende representatieve verenigingen en alle ideologische en filosofische strekkingen te betrekken bij de voorbereiding en uitvoering van het cultuurbeleid en daarbij beroep te doen op passende organen en structuren het oog op inspraak of advies.
de gebruikersgroeperingen en de ideologische en filosofische strekkingen te betrekken bij het beheer van de culturele instellingen.
de volgende culturele actoren bij de organisatie van inspraak en participatie te betrekken:
1° alle culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die het Nederlandstalige culturele leven bevorderen, die werken met vrijwilligers of met professionele beroepskrachten en die een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente;
2° deskundigen op het vlak van cultuur die het Nederlandstalige culturele leven bevorderen en die in de gemeente wonen.
een jeugdraad op te richten of te erkennen om het overleg en de inspraak bij de voorbereiding en de uitvoering van het jeugdbeleid voor te bereiden.
aan te tonen dat

ze lokale belanghebbenden en/of bevoegde adviesraden heeft betrokken bij de opmaak van de strategische meerjarenplanning.
dat ze het advies vraagt aan de jeugdraad, ten minste bij de opmaak van het meerjarenplan en over andere aangelegenheden die betrekking hebben op het jeugdbeleid.

te rapporten over de uitvoering van de lokale invulling van de Vlaamse beleidsprioriteiten en daarvan de relevante onderdelen mee te delen aan de bevoegde adviesraden.

De culturele aangelegenheden bedoeld in artikel 127 § 1 1° van de Grondwet zijn:

De bescherming en de luister van de taal;
De aanmoediging van de vorming van navorsers;
De schone kunsten;
Het cultureel patrimonium, de musea en de andere wetenschappelijk-culturele instellingen (met uitzondering van de monumenten en landschappen);
De bibliotheken, discotheken en soortgelijke diensten;
De inhoudelijke en technische aspecten van de audiovisuele en de auditieve mediadiensten met uitzondering van het uitzenden van mededelingen van de federale regering;
bis. De hulp aan de geschreven pers
Het jeugdbeleid
De permanente opvoeding en de culturele animatie;
De lichamelijke opvoeding, de sport en het openluchtleven;
De vrijetijdsbesteding;
De voorschoolse vorming in de peutertuinen;
De post- en parascolaire vorming;
De artistiek vorming;
De intellectuele, morele en sociale vorming;
De sociale promotie;
De beroepsomscholing en -bijscholing, met uitzondering van de regeling van de tegemoetkoming in de uitgaven inherent aan de selectie, de beroepsopleiding en de nieuwe installatie van het personeel door een werkgever in dienst genomen met het oog op de oprichting van een onderneming, de uitbreiding of de overschakeling van zijn onderneming;
De stelsels van alternerend leren, waarin een praktijkopleiding op de werkvloer op alternerende wijze wordt aangevuld met een opleiding in een onderwijs- of opleidingsinstelling.

De gemeente kan de culturele actoren op twee manieren betrekken in het cultuurbeleid:

door de oprichting van één gemeentelijke raad, met adviserende bevoegdheid over alle culturele materies voor de hele gemeente;
door de oprichting van sectorale deelraden, met adviserende bevoegdheid over hun sectorale materie voor de hele gemeente.

De gemeente dient in toepassing van het Cultuurpact voor het beheer van haar culturele instellingen (sporthallen, gemeenschapscentra, bibliotheken, ...) een beheersformule te kiezen in functie van het statuut van de infrastructuur. Aangezien de gemeentelijke infrastructuur noch intern, noch extern verzelfstandigd is, dient de gemeente voor de "beheersformule 9a" te opteren: de gemeenteraad is het beherend orgaan dat zich inspraak en participatie laat bijstaan door een adviesraad.

De gemeente is niet verplicht om een adviesraad in te richten voor de materies toerisme en erfgoed.

De gemeente opteert voor de oprichting van één gemeentelijk raad voor de culturele aangelegenheden 1 tot en met 10, die tevens de rol van adviesraad voor het beheer van de culturele instellingen vervult.

De volgende gemeentelijke adviesraden gaan op in de gemeentelijke adviesraad voor vrije tijd:

de gemeentelijke adviesraad voor cultuur, waarvan de werking in een platform en/of in een of meerdere werkgroepen wordt opgevangen
de gemeentelijke adviesraad voor sport, waarvan de werking in een platform en/of in een of meerdere werkgroepen wordt opgevangen
de gemeentelijke adviesraad voor toerisme en erfgoed, waarvan de werking in een platform en/of in een of meerdere werkgroepen wordt opgevangen
de gemeentelijke adviesraad voor jeugd, waarvan de werking in een platform en eventueel in een of meerdere werkgroepen wordt opgevangen
de gemeentelijke adviesraad voor senioren, waarvan de werking in een platform en/of in een of meerdere werkgroepen wordt opgevangen.

Publieke stemming

Aanwezig: Wim Malfroot, Karel Hubau, Ankie D'Hollander, Davy Tuytens, Tim Renshofer, Jef Vermaere, Nadine De Stercke, Hugo Leroy, Denis Dierick, Luc Goemaere, Christophe De Boever, Veronique Dedeyne, Jean-Pierre Sprangers, Peggy Demoor, Roland De Bosscher, Isabelle Tuypens, Christine De Cooman, Peter De Rycke, Stany Schamp, Pascale Bottequin, Karolien De Smet, Tom Vandepitte, Serge Ronsse

Voorstanders: Wim Malfroot, Karel Hubau, Ankie D'Hollander, Davy Tuytens, Tim Renshofer, Jef Vermaere, Nadine De Stercke, Hugo Leroy, Denis Dierick, Luc Goemaere, Christophe De Boever, Veronique Dedeyne, Jean-Pierre Sprangers, Peggy Demoor, Roland De Bosscher, Isabelle Tuypens, Christine De Cooman, Peter De Rycke, Stany Schamp, Pascale Bottequin, Karolien De Smet, Tom Vandepitte

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

besluit

	Inrichting
Art. 1:	De gemeenteraad richt een gemeentelijke adviesraad voor vrije tijd in. De gemeentelijke adviesraad voor vrije tijd, kortweg 'Vrijetijdsraad', is een adviesraad zoals bedoeld in artikel 304 §3 Decreet Lokaal Bestuur. De zetel van de gemeentelijke adviesraad voor vrijetijd is gevestigd in het administratief centrum, Markt 1 te 9890 Gavere.
	Doel en opdracht
Art. 2:	Het lokaal bestuur zal de adviesraad betrekken bij de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het lokaal vrijetijdsbeleid.
Art. 3:	Het lokaal bestuur zal de adviesraad om advies vragen in de volgende domeinen: de bescherming en de luister van de taal de aanmoediging van de vorming van navorsers de schone kunsten het cultureel patrimonium, de musea en de andere wetenschappelijk-culturele instellingen (met uitzondering van de monumenten en landschappen, waaronder erfgoed de bibliotheken, discotheken en soortgelijke diensten de inhoudelijke en technische aspecten van de audiovisuele en de auditieve mediadiensten met uitzondering van het uitzenden van mededelingen van de federale regering de hulp aan de geschreven pers het jeugdbeleid de permanente opvoeding en de culturele animatie de lichamelijke opvoeding, de sport en het openluchtleven de vrijetijdsbesteding, waaronder toerisme en minstens: tijdens de opmaak van het meerjarenplan bij de jaarlijkse evaluatie en bijsturing van het meerjarenplan (meerjarenplanaanpassing) bij het nemen van impactvolle beslissingen binnen de voornoemde adviesdomeinen. Het lokaal bestuur kan de adviesraad consulteren of om advies vragen bij de planning van impactvolle acties of projecten binnen de voornoemde adviesdomeinen.
Art. 4:	De adviesraad kan op eigen initiatief advies uitbrengen over het lokaal vrijetijdsbeleid.
Art. 5:	De adviesraad bevordert het overleg en de samenwerking tussen alle actoren die op het grondgebied van het lokaal bestuur actief zijn op het vlak van vrijetijdsbeleid.
	Samenstelling
Art. 6:	De adviesraad is samengesteld uit stemgerechtigde en waarnemende leden.
Art. 7:	De adviesraad bestaat uit minimum 6 en maximum 12 stemgerechtigde leden en voorziet in een vertegenwoordiging van volgende doelgroepen/sectoren: cultuur sport toerisme erfgoed jeugd senioren. De adviesraad bestaat uit de volgende waarnemende leden: de bevoegde schepen(en) 1 lid per gemeenteraadsfractie.
Art. 8:	De leden van de adviesraad moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: inwoner zijn van Gavere, een band kunnen aantonen met Gavere, gebruik maken van de culturele instellingen van Gavere of actief zijn bij een actor die op het grondgebied van het lokaal bestuur actief is op het vlak van vrijetijdsbeleid ervaring hebben in, een goed kennis hebben van en/of een grote interesse hebben in het lokale vrijetijdsbeleid.
Art. 9:	Kandidaat-leden kunnen zich aanmelden door het invullen van een webformulier en vermelden: hun motivatie hun ervaring en/of kennis, waar relevant of men kandidaat is voor een bepaalde doelgroep of sector en, zo ja, voor welke.
Art. 10:	De leden van de adviesraad die zetelen op voordracht op een doelgroep of sector treden niet op als vertegenwoordiger van die doelgroep of sector, maar vanuit hun persoonlijke ervaring, kennis of interesse.
Art. 11:	Indien er meer geschikt bevonden kandidaat-leden zijn dat het maximaal aantal toegelaten stemgerechtigde leden, dan worden de kandidaturen anoniem voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat vervolgens een gemotiveerde selectie maakt. Het college van burgemeester en schepenen controleert vervolgens of er voldaan is aan de decretaal verplichte genderverhoudingen. Indien niet voldaan is aan de decretaal verplichte genderverhoudingen dan vallen de kandidaat-leden van het oververtegenwoordigde geslacht in volgorde van leeftijd (hoogste leeftijd eerst) af tot er aan de decretaal verplichte genderverhoudingen is voldaan. Het college van burgemeester en schepenen brengt de om voornoemde redenen niet-geselecteerde kandidaat-leden op hoogte en nemen de kandidaat-leden op in een reservelijst, tenzij die kandidaat-leden zich hiertegen verzetten.
Art. 12:	Het college van burgemeester en schepenen stelt de samenstelling vast en brengt die ter kennis van de gemeenteraad.
Art. 13:	De leden van de adviesraad engageren zich voor een termijn van 6 jaar.
Art. 14:	Aan het lidmaatschap van de adviesraad komt een einde door: vrijwillige afstand verhuis naar een andere gemeente opname van een politiek mandaat in het lokaal bestuur veelvuldige uitspraken of gedrag waaruit blijkt dat het lid niet (meer) voldoet aan de voorwaarden om lid te zijn van de adviesraad zich niet houden aan de bepalingen van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens. Indien het einde van het lidmaatschap van een of meerdere leden ervoor zorgt dat de beoogde representativiteit in het gedrang komt, wordt de reservelijst aangesproken of wordt er een nieuwe oproep tot kandidaat-leden gedaan.
	Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Art. 15:	Met het oog op het vervullen van zijn opdracht kan de adviesraad: alle acties ondernemen die hij nodig acht om overleg en samenwerking tot stand te brengen een of meerdere platformen oprichten en organiseren (na voorafgaande goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen) andere participatie-initiatieven nemen, in samenwerking met het lokaal bestuur voorstellen doen voor de oprichting van werkgroepen met het oog op participatie in de beleidsuitvoering. De adviesraad is verplicht tot oprichting van een platform voor de volgende doelgroepen/sectoren: jeugd.
Art. 16:	De adviesraad komt zo vaak samen als nodig wordt geacht, o.a. voor bespreking van de volgende weerkerende agendapunten over het lokale vrijetijdsbeleid: verstrekken van informatie over goedgekeurde plannen en budgetten van het lopende jaar (x) verzamelen van informatie voor de evaluatie van het beleid van het voorbije jaar (x-1) rapporteren over het beleid van het voorbije jaar (x-1) verzamelen van informatie voor de voorbereiding van het beleid van het volgende jaar (x+1) formuleren van adviezen in het kader van de voorbereiding van het beleid van het volgende jaar (x+1) opstellen van een budget voor eventuele werkingsmiddelen voor het volgende jaar (x+1).
Art. 17:	De leden van de adviesraad kiezen onder hun midden een voorzitter, en eventueel een ondervoorzitter, die de volgende taken opneemt/opnemen: bewaking van de modaliteiten bepaald in het participatiereglement en in de statuten (samen met de ambtelijke ondersteuner) vastleggen van de vergaderdata, verzamelen van de agendapunten, voorbereiden van de agenda en samenroepen van de vergadering fungeren als aanspreekpunt voor de ambtelijk ondersteuner aanduiden van een verslaggever, hetzij een vaste verslaggever, hetzij meerdere verslaggevers in een beurtrolsysteem op neutrale wijze faciliteren van de vergaderingen, met aandacht en respect voor ieders inbreng, en het nastreven van consensus. Bij gebrek aan kandidaat-voorzitter duidt de adviesraad minstens een contactpersoon aan en worden de taken van de voorzitter verdeeld onder meerdere leden van de adviesraad, al dan niet in een beurtrolsysteem.
	Ondersteuning
Art. 18:	Met het oog op het vervullen van zijn opdracht kan de adviesraad beroep doen op ambtelijke ondersteuning: (samen met de voorzitter) vastleggen van de vergaderdata, verzamelen van de agendapunten, voorbereiden van de agenda en samenroepen van de vergadering versturen van uitnodigingen reserveren van zalen en benodigdheden bijwonen van de vergaderingen voorlopige verslagen ter goedkeuring versturen naar de leden en ter kennis brengen van de gemeenteraad definitieve verslagen publiceren op de website en bezorgen aan de leden van de adviesraad en bijhorende platformen adviesvragen van het lokaal bestuur overmaken aan de adviesraad en adviezen over de adviesraad overmaken aan het lokaal bestuur detecteren van en tegemoetkomen aan (informatie)noden van de adviesraad ondersteunen van participatie-initiatieven die de adviesraad wenst te nemen.
Art. 19:	Met het oog op het vervullen van zijn opdracht kan de adviesraad beroep doen op logistieke ondersteuning: vorming en opleiding van de leden verzekering van de leden sjablonen voor standaarddocumenten kosteloos gebruik van zalen en materialen van het lokaal bestuur kosteloos verbruik van dranken tijdens de vergaderingen.
Art. 20:	Met het oog op het vervullen van zijn opdracht kan de adviesraad beroep doen op financiële ondersteuning. Uiterlijk op 15 september van het lopende jaar (x) bezorgt de adviesraad die beroep wenst te doen op werkmiddelen een budgetvoorstel voor het volgende jaar (x+1) aan het college van burgemeester en schepenen. Het budgetvoorstel bevat een gedetailleerd overzicht van de werking, acties of projecten waarvoor de adviesraad werkingsmiddelen wenst te ontvangen. De door het college van burgemeester en schepenen weerhouden kredieten uit het budgetvoorstel worden opgenomen in het meerjarenplan en kunnen door tussenkomst van de ambtelijk ondersteuner aangewend worden. De adviesraad kan voor de dagelijkse werking een beperkte kasgeldprovisie aanvragen bij de algemeen directeur. De kasgeldprovisie wordt beheerd door de ambtelijk ondersteuner, onder de voorwaarden bepaald door de algemeen directeur.
	Rechten en plichten
Art. 21:	De leden van de adviesraad: onderschrijven deze statuten en verbinden zich ertoe om een actieve bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen en opdracht engageren er zich toe minstens de helft van de vergaderingen bij te kunnen wonen en eventuele afwezigheden voorafgaand te melden nemen zelf ook initiatief om zich te informeren over het lokale vrijetijdsbeleid, alsook om signalen op te vangen en door te geven aangaande het lokale vrijetijdsbeleid behandelen de verkregen informatie en documentatie met de nodige discretie en, indien van toepassing, respecteren de geheimhoudingsplicht.
Art. 22:	De leden van de adviesraad hebben: spreek- en stemrecht inzagerecht in alle bestuursdocumenten, behoudens uitzondering voorzien in de wet- en regelgeving recht om politieke standpunten op te vragen over een lopend adviesdossier. De waarnemend leden van de adviesraad hebben geen stemrecht en kunnen niet deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming over adviezen. De ambtelijk ondersteuner heeft spreekrecht en kan de integrale vergadering van de adviesraad bijwonen.
	Werkingsregels
Art. 23:	De adviesraad kan, met 2/3e van de stemmen, een voorstel tot aanpassing van de statuten voorstellen aan de gemeenteraad.
Art. 24:	De adviesraad kan, met meerderheid van stemmen, een huishoudelijk reglement aannemen om de werking van de adviesraad verder te verbijzonderen.
	Slotbepalingen
Art. 25:	De volgende voormalige adviesraden: de gemeentelijke adviesraad voor cultuur de gemeentelijke adviesraad voor sport de gemeentelijke adviesraad voor toerisme en erfgoed de gemeentelijke adviesraad voor jeugd de gemeentelijke adviesraad voor senioren oefenen hun opdracht verder uit tot en met 1 december 2025. De nieuw samengestelde adviesraad neemt de opdracht over op 2 december 2025.
Art. 26:	De chartale en girale middelen van de volgende voormalige adviesraden: de gemeentelijke adviesraad voor cultuur de gemeentelijke adviesraad voor sport de gemeentelijke adviesraad voor toerisme en erfgoed de gemeentelijke adviesraad voor jeugd de gemeentelijke adviesraad voor senioren dienen uiterlijk op 2 december 2025 overgemaakt te worden aan de gemeentekas door overschrijving op rekening BE67 0910 0027 7487.
Art. 27:	Een afschrift van deze beslissing over te maken aan: de afdeling Beleving de afdeling Interne Zaken (dienst Administratieve Organisatie en dienst Financiële Organisatie).