Besluit  Vast bureau

VERGADERFREQUENTIE

Art. 1: 

Het vast bureau vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen.

Het vast bureau vergadert in principe wekelijks op maandag, aansluitend op de zitting van het college van burgemeester en schepenen.

Het vast bureau vergadert in beginsel fysiek, doch de voorzitter kan beslissen om hybride of digitaal te vergaderen. Om hybride of digitaal te vergaderen dienen de volgende voorwaarden vervuld te zijn:

• de leden die digitaal deelnemen volgen de vergadering via audiovisuele liveverbinding.
• de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar voor de andere leden op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld.

Art. 2:

De voorzitter van het vast bureau kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.

De buitengewone vergadering kan uitzonderlijk de vorm van een digitale vergadering aannemen op voorwaarde dat:

1. de agenda zich beperkt tot één agendapunt;
2. geen enkel lid expliciet om een fysieke vergadering heeft verzocht.

BIJEENROEPING EN AGENDA

Art. 3:

De agenda van het vast bureau wordt samengesteld door de algemeen directeur en ten minste drie dagen vóór de dag van de vergadering aan de leden van het vast bureau bezorgd.

De agenda wordt op de volgende wijze verzonden aan het lid van het vast bureau: elektronisch, via de toepassing eNotulen.

Art. 4:

§1. Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking gesteld van de leden van het vast bureau vanaf de verzending van de agenda.

§2. De dossiers worden op de volgende wijze ter beschikking gesteld: elektronisch, via de toepassing eNotulen.

Het elektronisch dossier omvat minstens de ontwerpbeslissing, de beschikbare elektronische bijlagen. Het lid van het vast bureau kan slechts om de elektronische omzetting van de analoge bijlagen verzoeken indien die vraag fysiek en materieel mogelijk is en zonder dat die omzetting tot een onredelijke werklast voor het personeel leidt.

VOORZITTERSCHAP

Art. 5:

De voorzitter van het vast bureau zit de vergaderingen van het vast bureau voor, en opent en sluit de vergaderingen.

AANWEZIGHEDEN

Art. 6:

Het vast bureau kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.

BERAADSLAGING

Art. 7:

§1. Het is voor een lid van het vast bureau deel te nemen aan de bespreking en de stemming over:

1. aangelegenheden waarin hij een rechtstreeks belang heeft, hetzij persoonlijk, hetzij als vertegenwoordiger, of waarbij de echtgenoot, of bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Dat verbod strekt niet verder dan de bloed- en aanverwanten tot en met de tweede graad als het gaat om de voordracht van kandidaten, benoemingen, ontslagen, afzettingen en schorsingen. Voor de toepassing van deze bepaling worden personen die een verklaring van wettelijke samenwoning als vermeld in artikel 1475 van het Burgerlijk Wetboek hebben afgelegd, met echtgenoten gelijkgesteld;
2. de vaststelling of goedkeuring van het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening van een instantie waaraan hij rekenschap verschuldigd is of van een instantie tot het uitvoerend orgaan waarvan hij behoort.

Het eerste lid is niet van toepassing op het lid van het vast bureau dat zich in de omstandigheden, vermeld in het eerste lid, bevindt louter op grond van het feit dat hij als vertegenwoordiger van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn is aangewezen in andere rechtspersonen.

§2. Het lid van het vast bureau dat zich in situatie bevindt zoals bedoeld in voorgaande paragraaf, meldt dit aan de voorzitter alvorens het punt in bespreking wordt genomen.

§3. Dit artikel is eveneens van toepassing op de vertrouwenspersoon, bedoeld in artikel 155 van het decreet lokaal bestuur.

Art. 8:

De vergaderingen van het vast bureau zijn niet openbaar.

Art. 9:

De leden van het vast bureau kunnen via de toepassing eNotulen voorafgaand aan de zitting hun goedkeuring verlenen aan de agendapunten.

STEMMEN

Art. 10:

Het vast bureau beslist collegiaal.

Art. 11:

De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen.

In het eerste lid wordt verstaan onder volstrekte meerderheid van stemmen: meer dan de helft van de geldig uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend.

Bij staking van stemmen verdaagt het vast bureau de zaak tot een volgende vergadering. Als de meerderheid van het vast bureau de zaak vóór de behandeling ervan echter spoedeisend heeft verklaard, is de stem van de voorzitter van het vast bureau doorslaggevend. Hetzelfde geldt als er op twee achtereenvolgende vergaderingen over dezelfde zaak een staking van stemmen is.

In afwijking van het derde lid, is het voorstel, in geval van staking van stemmen, verworpen, als het vast bureau optreedt als tuchtoverheid, zoals vermeld in artikel 201 van het decreet lokaal bestuur.

Art. 12:

§1. De stemmingen in het vast bureau zijn niet geheim.

§2. In afwijking van §1 wordt over de volgende aangelegenheden geheim gestemd:

1. individuele personeelszaken.

Bij geheime stemming, stemmen de leden van het vast bureau ja, neen of onthouding. In het geval van een hybride of digitale vergadering wordt de geheime stemming op zodanige wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebracht stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

De voorzitter en de algemeen directeur zijn belast met de stemopneming. Ieder lid van het vast bureau is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembiljetten geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal leden van het vast bureau die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembiljetten, zonder deze te ontvouwen, door het bureau vernietigd en wordt elk lid van het vast bureau uitgenodigd opnieuw te stemmen.

§3. Onder voorbehoud van §2 stemmen de leden van het vast bureau mondeling.

De leden van het vast bureau stemmen ja, neen of onthouding.

De leden van het vast bureau kunnen hun stem herroepen vóór het einde van de stemming.

§4. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming

Art. 13:

Voor elke benoeming in ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt een afzonderlijke stemming gehouden. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meesten stemmen hebben behaald.

Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

NOTULEN

Art. 14:

De notulen van de vergadering van het vast bureau worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig artikelen 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur.

De notulen worden samen met de agenda op de volgende wijze ter beschikking gesteld aan de leden van het vast bureau: elektronisch, via de toepassing eNotulen.

De goedkeuring van de notulen wordt geagendeerd als 1^e punt op de agenda. Elk lid van het vast bureau heeft het recht tijdens de behandeling van het agendapunt opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door het vast bureau worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van het vast bureau en de algemeen directeur. Als het vast bureau bij spoedeisendheid is samengeroepen, kan het vast bureau beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

Art. 15:

De notulen van de vergaderingen van het vast bureau vermelden enkel de beslissingen.

Als het vast bureau overeenkomstig artikel 267 van het decreet lokaal bestuur op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert of overeenkomstig artikel 272 op eigen verantwoordelijkheid een bevel geeft tot betaling van een uitgave, wordt, op verzoek van een lid van het vast bureau, een verklaring over zijn stemgedrag in de notulen opgenomen.

Art. 16:

De reglementen, beslissingen en akten van het vast bureau worden ondertekend door de voorzitter van het vast bureau en medeondertekend door de algemeen directeur.

DEONTOLOGISCHE CODE

Art. 17:

De deontologische code vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn is integraal van toepassing op de voorzitter van het vast bureau en de leden van het vast bureau.

Art. 18:

De deontologische commissie opgericht door de raad voor maatschappelijk welzijn, oefent zijn bevoegdheden tevens uit ten aanzien van de voorzitter van het vast bureau en de leden van het vast bureau.

OVERGANGSBEPALINGEN

Art. 19: 

Onderhavig reglement treedt in werking met ingang van heden en vervangt het besluit van het vast bureau van 29 november 2021 houdende huishoudelijk reglement en deontologische code - vaststellen (vervangen besluit van het vast bureau van 25 februari 2019).

Art. 20:

Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan:

• de afdeling Interne Zaken (dienst Administratieve Organisatie) en 
• elk individueel lid van het vast bureau.